Постановка делопроизводства в организации

от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих

решений, эффективность работы организации в целом.

самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения

управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного

обеспечения), канцелярия, общий отдел.

ДОУ;
должностными инструкциями работников ДОУ.

(разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм

документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.)

первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за

прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов – обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.);

методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных

организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ и др.).

с момента их создания или получения до завершения исполнения или

отправки называется документооборотом.

пунктами обработки содержания информации, к которым можно отнести руководителей организации

и структурных подразделений, управленческих работников, и пунктами технической обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хранение и использование информации (подразделения службы ДОУ, делопроизводственные работники структурных подразделений и др.).

количества входящих, исходящих и внутренних документов.
Копии документов, изготовленные средствами оперативной

полиграфии, учитываются отдельно.

т. е. документы, поступившие в организацию;
исходящие (отправляемые) документы, т.е. официальные

документы, отправляемые из организации;
внутренние документы, т.е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

документов по назначению;
рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений;
регистрация

документов;
информационно-справочная работа;
контроль исполнения документов;
исполнение документов;
отправка документов.

также хранение и использование документов в текущей деятельности организации и

прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации.
Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в дальнейшем формирование архивной информации.

определенной формы зависит от объемов документооборота, масштабов организации, территориального размещения

ее структурных подразделений.

момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся

в одном месте, т. е. централизуются.
Эта форма наиболее рациональна при незначительных объемах обрабатываемых документов.

разобщены.
Внедрение этой формы предполагает, что в каждом структурном подразделении есть

своя служба ДОУ.

применяется смешанная форма делопроизводства, при которой централизуется часть выполняемых работ

по документационному обслуживанию.
Такие работы, как регистрация, текущее хранение документов, подготовка и сдача их в архив, осуществляются в структурных подразделениях.

работы с документами, что позволяет не только автоматизировать выполнение традиционных

этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможности в деле управления документооборотом в целом по организации, выполнения справочно-информационной и аналитической работы, а также использования элементов электронного документооборота. Это позволит поднять работу служб ДОУ на новый качественный уровень.

издания и др.
Фельдъегерская связь, спецсвязь, курьерская доставка
Электрическая связь: телеграммы,

факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте

корреспонденции и целостность упаковки, т. е. правильность адресования и наличие

поврежденной упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается по назначению или отправителю. При обнаружении повреждения упаковки составляется акт об обнаруженных повреждениях.

вскрытию конверты и бандероли с пометкой ≪лично≫, адресованные общественным организациям,

а также корреспонденция, содержащая документы на машинных носителях. На невскрываемой корреспонденции проставляется отметка о получении на упаковке, после чего она передается на сортировку.
Остальная корреспонденция (даже если в ее адресате могут быть указаны конкретные сотрудники с указанием их должностей) подлежит вскрытию.
3. Определяется необходимость сохранения упаковки (конвертов).

о получении (реквизит 29) на первом листе документа в правом

нижнем углу.
6. Производится сортировка документов и невскрываемой корреспонденции по адресатам - структурным подразделениям организации.
7. Организуется доставка документов адресатам.

в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководства;
документы, не

требующие регистрации; далее необходимо определить их дальнейший маршрут и исполнителей.
документы, решение которых не входит в компетенцию организации, возвратить их отправителям или отправить по назначению;
обращения граждан.

на рассмотрение передается не более 15-20 % общего количества документов.
Это

существенно снижает нагрузку руководителей, увеличивает оперативность рассмотрения наиболее важных документов.

на отдельном листе формата А6, подкалывая его к документу. Если

руководитель согласен, он подписывает резолюцию и проставляет дату.

03.12.2006 05.11.2006 личная подпись
Резолюция пишется, как правило, на первом листе документа, на

любом свободном, кроме полей, месте и включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителей (кто?), содержание поручения (что сделать?), срок исполнения (когда?), личную подпись (кто дал указание?), дату (когда дано указание?).

Лицо, осуществляющее их предварительное рассмотрение, обычно проставляет на таких документах

либо индекс структурного подразделения, либо фамилию его руководителя.
Такая операция в делопроизводстве называется разметкой.
Документы, не требующие регистрации, после их разметки сразу передаются по назначению.

сопроводительного письма с разъяснениями возвращаются в экспедицию на отправку отправителю

или по назначению.
Обращения граждан после рассмотрения руководством организации или руководителем подразделения по работе с обращениями граждан должны быть зарегистрированы и переданы исполнителям.