Слайд 1Презентация по психологии делового общения на тему:
«Особенности деловых совещаний»
Выполнила студентка
группы 122-т/оз
Павлова Елизавета
ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА
МОСКВЫ
«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ ИНДУСТРИИ ТУРИЗМА ИМЕНИ Ю.А. СЕНКЕВИЧА»
Москва 2014
Слайд 2Оглавление
Вступление
Круг участников совещания
Организация пространственной среды на совещании
4 зоны приближения
собеседников
Размещение партнёров
Размещение участников совещания
Проведение совещание
Участники обсуждения
Как контролировать дискуссию
Завершение делового совещания
Список
источников
Слайд 3Деловое совещание — общепринятая форма делового общения, когда обсуждаются производственные вопросы
и проблемы, требующие коллективного решения.
В таком общении участвуют коммуникативный лидер
(руководитель подразделения, отдела, один из ведущих работников, которому поручено подготовить и провести совещание), а также специалисты, в компетенцию которых входит данная проблема, или те, кому придется ее решать. На совещании обсуждаются только такие темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке.
Слайд 4Цель совещания — описание ожидаемого результата, нужного типа решения. Чем более
точно сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить требуемый итог.
Повестка
дня - письменный документ, который участникам совещания рассылают заранее. В повестке дня указываются тема совещания, его цели, полный перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания, место, где оно будет проходить, фамилии и должности докладчиков (обычно 6-7 человек), время, отведенное на каждый вопрос (регламент выступления), и место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу. Это позволит участникам заранее продумать конструктивные предложения по решению проблем.
Предпочтительнее, чтобы совещания вел не руководитель организации, а специалисты, наиболее компетентные в обсуждаемой проблеме. Это повышает ответственность за принимаемые решения у работников разных уровней и активность участников в генерировании идей.
Слайд 5Круг участников совещания не должен быть большим, оптимальный вариант – 5–7
человек. Увеличение количества приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или
отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещание. Поэтому целесообразно минимизировать количество людей на совещании.
Слайд 6Организация пространственной среды на совещании
Специалисты рекомендуют рассаживать участников делового общения
— переговоров, совещаний и т.п. — так, чтобы они видели
глаза, лицо, мимику, жесты друг друга, так как это способствует лучшему восприятию информации.
Установлено, что те, кто сидит друг против друга, конфликтуют чаще, чем те, кто сидит рядом. Значит, нужно рассадить участников совещания так, чтобы напротив друг друга не оказались те, кто может, вызвав конфликт, сорвать совещание.
Слайд 7Человеку вообще свойственно испытывать чувство дискомфорта из-за того, что он
неудобно, на его взгляд, ориентирован в пространстве — не так
и/или не там сидит/стоит и т.д. Как правило, человек понимает и точно знает, где его место в пространстве. Если человек не чувствует коммуникативное пространство интуитивно, нарушает все неписаные правила, значит, он, вероятнее всего, психически болен. В то же время многие люди испытывают нервный стресс только потому, что кто-то постоянно нарушает их территориальные притязания. В современном мире это особенно актуально: все мы так или иначе испытываем стресс, когда в переполненном общественном транспорте к нам прижимаются незнакомцы, когда 4-5 человек вынуждены вместе подниматься на нужный им этаж в тесной кабине лифта. В речевой коммуникации выделяют четыре зоны приближения собеседников.
Слайд 8Интимная зона — 15-50 см: сюда могут проникать только самые близкие
люди, поэтому не стоит подходить к незнакомцу ближе, чем на
полметра; иначе он будет испытывать к вам враждебность, и общение между вами будет изначально нарушено. В английском языке интимная зона называется bubble — «пузырь»,что точно отражает суть закрытого личного пространства человека: он будто прячется от всего мира в своем пузыре.
Слайд 9Личная зона — 0,5-1,2 м. Это расстояние, которое человек поддерживает при
общении в дружественной обстановке — на приемах, вечерах и т.п.
Попытку уменьшить это расстояние человек может воспринять как невоспитанность, а попытку увеличить его — как нежелание контакта, настороженность, подчеркнутую официальность. Симпатия сближает людей в самом прямом смысле слова.
Слайд 10Социальная зона — 1,2-3,6 м. Такое расстояние удобно для общения с
новыми работниками, почтальоном и т.д. — с посторонними людьми.
Слайд 11Не удивительно, что современный человек постоянно подвергается стрессу, находясь в
контакте с «чужаками» в общественном транспорте, особенно в час пик,
в очереди, в лифте и т.п. Люди выработали средства самозащиты в этой обстановке: молчание, отсутствие контакта взглядов и соответственно привычка читать в метро, дремать и т.д., бесстрастное выражение лица, неподвижность. Принадлежность к толпе всегда подсознательно вызывает в человеке агрессию, склонность к разрушительным действиям.
Слайд 12Общественная зона — более 3,6 м. Это самое удобное пространство для
выступления перед аудиторией.
Слайд 13Относительно размещения партнеров в пространстве во время деловых переговоров специалисты
утверждают, что эффективное общение требует, чтобы глаза беседующих встречались примерно
треть времени контакта.
Слайд 14Бизнес-партнеров рассаживают следующим образом:
партнеров разделяет угол стола (90°) — такая позиция
подходит и для дружеской непринужденной беседы, и для делового разговора
типа руководитель-подчиненный. Она способствует постоянному контакту взглядов и позволяет жестикулировать, не мешая партнеру, а также подходит для наблюдения друг за другом. Каждый собеседник видит щеку другого. В то же время угол стола служит частичным барьером: при возникновении конфронтации можно отодвинуться, в ситуации взаимопонимания — сблизиться; территориальное разделение стола отсутствует;
Слайд 15партнеры сидят рядом — такая позиция подходит для непосредственного делового взаимодействия.
Когда проблема решается совместно, собеседникам нужно сидеть рядом, чтобы лучше
понять намерения друг друга, видеть анализируемые материалы, обсудить и выработать общие решения. Однако установить зрительный контакт в такой «демократичной» позиции сложно, и в этом ее недостаток;
Слайд 16партнеры друг напротив друга — такая позиция создает атмосферу соперничества, когда
каждый участник переговоров жестко ведет свою линию, отстаивает свою позицию,
пытается переиграть делового партнера. Когда партнеры сидят напротив друг друга, то их глаза невольно будут чаще встречаться, что породит чувство дискомфорта. Стол между ними становится своеобразным барьером. При такой позиции за столом чрезвычайно трудно достичь согласия, даже компромисс затруднителен, а конфликт вполне возможен. Однако именно так садятся за стол переговоров: тогда это означает равноправную позицию и может способствовать конструктивному общению. Эта же позиция может свидетельствовать о субординации. В этом случае разговор будет коротким и конкретным;
Слайд 17по диагонали через весь стол — независимая позиция, характерная для людей,
не желающих взаимодействовать. Она свидетельствует об отсутствии заинтересованности или желании
остаться незамеченным, например на деловом совещании, семинаре и проч.
Слайд 18Рассмотрим различные позиции участников совещания относительно позиции № 1.
ПОЗИЦИЯ №
1. Место, где сидит человек, ведущий заседание или председательствующий на
совещании (начальственная, или позиция хозяина).
ПОЗИЦИЯ № 2. Благоприятная позиция. Она расположена под углом 90° к начальственной и поэтому благоприятна для того, кто на ней располагается.
Размещение
участников
совещания
Слайд 19ПОЗИЦИЯ № 3. Независимая позиция. Человек, сидящий на этом месте,
пользуется на совещании определенной независимостью, что и демонстрирует занятая им
позиция. Довольно большое расстояние до позиции № 1 предполагает, что такому человеку нет нужды подсаживаться поближе к начальству.
ПОЗИЦИЯ № 4. Конкурентная или оборонительная позиция. Для человека, сидящего на этом месте, стол играет роль барьера, отделяющего его от всех остальных. Позиция № 4 может быть как позицией соперничества (я не хочу быть рядом с вами), так и оборонительной (я нуждаюсь в защите при помощи барьера).
Размещение
участников
совещания
Слайд 20ПОЗИЦИЯ № 5. Независимая позиция. Аналогична позиции №3.
ПОЗИЦИЯ № 6.
Благоприятная позиция. Аналогична позиции № 2. Пожалуй, лучшая.
ПОЗИЦИЯ № 7.
Позиция сотрудничества.
Размещение
участников
совещания
Слайд 21Человек, расположившийся в позиции № 7, находится в прямом и
переносном смысле по ту же сторону стола, что и человек,
занимающий позицию № 1. Данная позиция является идеальной в тех случаях, когда человек в позиции № 1 не испытывает неудобств от вашей близости.
Если человеку в позиции № 1 не нравится тот, кто расположился в позиции № 7, его недовольство всегда бросается в глаза окружающим. Начальник в позиции № 1 начинает откидываться назад, как бы пытаясь увеличить расстояние, или сильно наклоняется вперед, словно стараясь столкнуть сидящего с позиции № 7.
Размещение
участников
совещания
Слайд 22Если вам представилась вдруг возможность занять позицию № 7, позицию
сотрудничества, мы настоятельно рекомендуем вам сделать это. Однако предварительно непременно
удостоверьтесь, что вы не вторгаетесь на территорию человека, занимающего позицию № 1.
Размещение
участников
совещания
Слайд 23Форма стола тоже имеет значение. Квадратный стол способствует развитию отношений
конкуренции и соперничества между участниками переговоров, равными по положению. За
прямоугольным столом на встрече партнеров одинакового социального статуса главным считается место, где сидит человек, обращенный лицом к двери. Круглый стол создаст атмосферу неофициальности и непринужденности.
Слайд 24Проведение совещания
Оповещение и обеспечение участников информационными материалами является необходимым элементом подготовки совещания.
Необходимо за несколько дней сообщать о совещании его участникам. В качестве
приложения к повестке могут рассылаться проекты решений, тезисы докладов, справки. Очень полезно, если еще до начала совещания лицам, готовящим выступления, передаются замечания от участников, например, по проектам решений, тезисам выступлений. Вообще говоря, сбор письменных отзывов о проекте решения – вполне самостоятельная форма «распределенной» коллективной мыслительной деятельности, иногда с успехом заменяющая само совещание.
Слайд 26Проведение совещания во многом определяется фигурой председательствующего, являющегося своеобразным «дирижером оркестра».
Если оркестр играет правильно, то дирижер ведет его. Но как
только кто-то из музыкантов допустил сбой, дирижер останавливает игру и делает замечания, и так до тех пор, пока не прозвучит нужная мелодия.
Для того чтобы обеспечить на совещании процесс принятия высококачественных решений без излишних непроизводительных затрат, руководитель должен устранить мешающие барьеры. Источники удачного или неудачного совещания находятся в трех сферах:
1) личностных особенностях участников;
2) взаимодействии участников между собой;
3) организации самого процесса совещания.
Слайд 27Участники обсуждения
В ходе совещания руководитель неизбежно столкнется с типовой моделью
участников обсуждения. В соответствии с типовой реализацией поведения участников вырабатывается
стратегия их нейтрализации. В обсуждении могут встретиться следующие типовые проявления.
Слайд 28«Агрессор» – критикует всех подряд, принижает статус других, не соглашается
с тем, что предлагается.
Целесообразно ставить перед ним вопрос «А вы
что предлагаете?» и напоминать о том, что излишняя критика гасит конструктивные идеи.
Слайд 29«Блокировщик». Упрямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из
личного опыта, возвращается к вопросам, которые уже решены.
Надо тактично напоминать
ему, что он уходит в сторону, напоминать о цели и предмете обсуждения, задавать вопросы типа: «То, что вы говорите, относится к этому обсуждению?»
Слайд 30 «Удалившийся». Не хочет участвовать в обсуждении, рассеян, разговаривает на личные
темы.
Следует предложить ему высказаться и внести свои предложения: «Какие предложения
есть у вас?» или «А вы что думаете по поводу…?».
Слайд 31«Ищущий признания». Хвастается, много говорит, утверждает свой статус.
Имеет смысл ставить
его на место вопросами: «То, что вы нам сообщили, можно
ли использовать для решения данного вопроса?».
Слайд 32«Прыгающий с темы на тему». Постоянно меняет тему разговора.
Надо останавливать
его вопросами типа: «Мы разве закончили рассмотрение проблемы?»
Слайд 33«Доминирующий». Пытается захватить власть и манипулировать присутствующими.
Надо спокойно и уверенно
останавливать его высказывания встречными: «Ваше предложение – лишь только одна
из возможных альтернатив. Давайте послушаем и другие предложения»
Слайд 34«Повеса». Тратит время собравшихся, пуская пыль в глаза, рассказывает смешные
истории, беспечен, циничен.
Следует спрашивать: соответствуют ли его высказывания теме совещания.
Слайд 35 «Адвокат дьявола». Для них все спорно. Хорошо то, что, обвиняя,
они часто докапываются до истины. Плохо то, что они отнимают
слишком много времени и наносят немало ран. На совещание следует приглашать не более одного из них.
Слайд 36 «Государственные мужи». Эти продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание
за счет умелого обращения с людьми. Таким государственным мужем должен
быть руководитель совещания (для него совершенно неприемлемы роли «подависта», «устрашиста», «путаниста» или «дурманиста»!).
Слайд 37Существует немало и других типологий участников совещания.
Основные «абстрактные типы» собеседников
и как с ними общаться
Слайд 38 Главная цель председателя на совещании – найти по всем вопросам
повестки дня оптимальные решения за минимальное время. Для этого ему
нужно обеспечить отдачу каждого участника и придать конструктивный характер обсуждаемого в целом.
Порядок выступлений должен быть такой, чтобы очередность была обратной авторитету и положению выступающего. Тогда над участниками с низким статусом не будет довлеть уже высказанное суждение более авторитетных коллег.
Председательствующий должен регулировать направленность, деловитость выступлений. Для этого не следует допускать отклонений в сторону, затягивания выступлений, стимулируя конкретность, содержательный анализ и реальные предложения. Если начало обсуждения выявило неподготовленность вопроса, то необходимо решительно снимать его с обсуждения с записью в протоколе замечания готовившему вопрос.
Слайд 39Решение по каждому вопросу необходимо доводить до согласованной письменной формулировки,
включающей собственно содержание решения, ответственного за его реализацию и сроки
выполнения.
Слайд 40Через каждые 40–45 минут работы необходимо делать перерывы. Они полезны
в двух отношениях. Во-первых, это физиологически необходимый отдых. Во-вторых, во
время перерывов в иной, непринужденной обстановке, в частных «кулуарных» беседах так или иначе продолжается работа над темой совещания и легче достигаются договоренности.
Слайд 41Выступления некоторых участников могут быть излишне категоричными, безапелляционными по отношению
как к своим, так и чужим предложениям. Такой тон может
нанести серьезный ущерб деловой дискуссии, перевести ее в борьбу честолюбий и обид. Поэтому на всех этапах совещания руководитель должен воздействовать на участников таким образом, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к ее решению.
Слайд 42Важно соблюсти основной принцип ведения совещаний: никто не должен критиковать
идеи. Запрещается начинать свое выступление со слов «Нет…», «Это неправильно…»
и т. д. Известно, что в первые минуты обсуждения неизбежно будут звучать общие, банальные идеи. Запрет на критику облегчает выдвижение любых идей. Психологическая практика свидетельствует, что 97 % не могут творчески работать в условиях «моральной угрозы». Если одернули одного, то остальные будут думать только о том, как бы не показаться в глазах руководителя глупее других. Здесь важно учитывать, что идеи, предложения, советы не отбрасывают, а выбирают лучшие. Руководитель не должен забывать это и обязан чаще подчеркивать значимость коллективного разума.
НЕТ!
Слайд 43Как контролировать дискуссию
1. Для сохранения единства участников совещания необходимо:
− в случае
возникновения инцидента разрядить обстановку, сделать паузу;
− не принимать чью-либо сторону
до окончательного подведения итогов;
− не высказывать первым свою точку зрения;
− поддерживать и не позволять нападать на новых работников и молодых специалистов, плохо ориентирующихся в ситуации.
Слайд 44 2. Для активизации участников делового совещания необходимо:
− иметь оптимальную стратегию принятия
решения;
− создать условия для творческой работы;
− устранить критиканство;
− не давать
возможности участникам совещания выключаться из работы;
− не оставлять без внимания даже незначительные предложения;
− умело осуществлять руководство групповым взаимодействием.
Слайд 45 3. Для фокусирования внимания на обсуждаемой проблеме необходимо:
− основываться на фактах
и веских доказательствах;
− записывать все вносимые предложения;
− прогнозировать возможность внедрения
предлагаемых идей и решений (наличие времени, ресурсов, финансовых затрат и пр.).
Слайд 46 4. Для активизации обсуждения предложений необходимо:
− задавать вопросы выступающим;
− высказывать
одобрение вносящим конструктивные предложения;
− побуждать возникновение альтернативных точек зрения;
− не
допускать резких высказываний и личных выпадов;
− чем выше «температура» дискуссии, тем хладнокровнее должен вести себя ее организатор;
− будьте готовы к отрицательному исходу коллективного обсуждения вопроса;
− при необходимости идите на компромисс; не подавляйте мнение меньшинства, возможно оно и есть перспективное.
Слайд 47 Завершение делового совещания
Эффективно проведенное совещание должно иметь конкретные последствия в
виде подведения итогов. Обычно это итоговое заключение стараются опустить –
все устали и торопятся уйти. Но именно на этом конечном этапе могут затеряться хорошие идеи и действия.
Очень важно зафиксировать, кто и что будет выполнять. И, кроме того, следует проследить, чтобы все присутствующие получили протокол результатов совещания. На основании этого официального документа руководитель вправе требовать от сотрудников выполнения принятых решений.
Слайд 48Протокол, в котором правильно зафиксированы основное содержание выступлений и формулировка
принятых решений, может оказаться неоценимым помощником в служебных конфликтах, возникающих
на почве непреднамеренного или умышленного искажения чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела.
Совещание завершается точно в назначенное время. Таким образом руководитель обеспечит себе репутацию умелого организатора и опытного ведущего.
Слайд 49Завершая совещание, необходимо поблагодарить участников за участие в работе, сотрудничество
в совместном решении проблемы и высказать в позитивном смысле несколько
итоговых фраз. При необходимости надо уточнить возникшие неясности и ответить на все вопросы.
Слайд 51Список источников:
http://www.elitarium.ru/2007/10/12/provedenie_soveshhanija.html
http://constructorus.ru/karera/provedenie-soveshhanij.html
http://edu.dvgups.ru/METDOC/CGU/PSIHOLOG/PSIH_UPR/METOD/PSIH_UPR/frame/LEK/L9/3.htm
http://www.grandars.ru/college/psihologiya/delovoe-soveshchanie.html