Работа школьных музеев, в том числе, с документальными источниками (на бумажной

бумажной основе, фото-, аудио-, видео- и электронными документами
Подготовлена в рамках

программы
«Музейная экспедиция»

Ковалёва Л.А., зам. директора по основной деятельности ОГКУ «ГАКО»,
2019 г.

закон от 26 мая 1996 г. N 54-ФЗ "О Музейном

фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями)

Инструкция по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР (утверждена Приказом Минкультуры СССР от 17.07.1985 N 290)

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 N 19)

СССР


МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
(литература и искусство)






Москва

1990

основе, фотодокументы, видео- и аудиоматериалы, электронные документы). Она собирается из

отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному).

С.А.
гражданина РФ
__________________________________
проживающего по адресу:
__________________________________
Тел.______________________________
паспорт: серия ________№___________
выдан____________________________
__________________________________
 ЗАЯВЛЕНИЕ
 
Прошу принять на хранении в

музей ..... документы личного происхождения.
Документы разрешаю использовать в соответствии с действующим законодательством в сфере архивного / музейного дела.
 
 ___________________/______________________________________________/
(подпись) (расшифровка подписи) 
 «_____»____________________2019 г.
В соответствии с ФЗ-152 от 27.07.2006 «О персональных данных» даю согласие на обработку моих персональных данных.

___________2019 г.
 
Школа ..., именуемое в дальнейшем «Сторона 1», в лице

директора ____________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин РФ ___________________________ именуемый(ая) в дальнейшем «Сторона 2», действующая в своих интересах и от своего имени, с другой стороны, а при совместном упоминании именуемые: «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. Предмет договора
1.1. «Сторона 2» передает, а «Сторона 1» принимает документы согласно Актам приема на хранение документов личного происхождения (далее – акты), являющимся неотъемлемой частью настоящего договора.
2. Права и обязанности
2.1. «Сторона 2»:
2.1.1. разрешает использовать документы на следующих условиях:
без особых условий и форм ограничения в использовании документов, кроме указанных в настоящем договоре.
Особые условия и формы ограничения в использовании документов: _________________________________________________________________________________________
2.1.2. передача в соответствии с настоящим договором документов не влечет за собой перехода авторских прав.
2.1.3. принимает от «Стороны 1» по акту документы, не включенные в состав коллекции по результатам проведения экспертизы ценности.
2.2. «Сторона 1»:
2.2.1. Принимает документы на хранение, обеспечивает сохранность принятых документов, постановку их на учет, создает научно-справочный аппарат к ним, обеспечивает использование с учетом особых условий и форм ограничения в использовании документов, указанных в настоящем договоре;
2.2.2. возвращает «Стороне 2» по акту документы, не включенные в состав коллекции по результатам проведения экспертизы ценности.
3. Прием-передача документов
3.1. Документы согласно Актам, являющимся неотъемлемой частью настоящего договора, передаются «Стороной 2» безвозмездно на постоянной основе.
3.2. Стороны пришли к соглашению, что принятые документы с момента подписания актов приема на хранение документов личного происхождения становятся собственностью школы (музея) ......
3.3. Вопрос о включении документов в состав коллекции решается по результатам проведения экспертизы ценности.
3.4. Документы, не включенные в состав коллекции по результатам проведения экспертизы ценности, подлежат передаче «Стороне 2».
4. Ответственность сторон
4.1. Меры ответственности сторон настоящего договора определяются действующим законодательством.
4.2. Ни одна из сторон настоящего договора не несет ответственности перед другой стороной за невыполнение обязательств, обусловленное обстоятельствами, возникшими помимо воли и желания сторон и которые нельзя предвидеть или избежать, включая объявленную или фактическую войну, гражданские волнения, эпидемии, блокаду, землетрясения, наводнения, пожары и другие стихийные бедствия.

силы, должна немедленно известить другую сторону о препятствии и его

влиянии на исполнение обязательств по договору.
5. Порядок разрешения споров
5.1. Возникшие между сторонами споры и разногласия решаются путем переговоров с соблюдением претензионного (досудебного) порядка. Срок рассмотрения претензии составляет 10 дней с даты ее получения.
5.2. При недостижимости согласия спор подлежит разрешению в суде, с соблюдением правил подсудности.
6. Срок действия договора
6.1. Действия настоящего договора распространяются на все документы, Принятые на хранение «Стороной 1», и являются бессрочными.
7. Конфиденциальность
7.1. Стороны договорились, что условия заключенного договора не подлежат разглашению третьим лицам.
8. Заключительные положения
8.1. Все иное, что не предусмотрено настоящим договором, регулируется нормами действующего законодательства.
8.2. Договор составлен в 2 экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

9. Подписи сторон



 

приняла на хранение следующие документы:

Итого принято: __________________________________________________
 
Сдал:

Приняла:
_______________И.И. Петров ____________Т.Ф. Сидорова
«____»____________2019 г. «____»____________2019 г.

документ, фотография, диск и др. Сведения о составе единиц хранения

и их количестве фиксируются в учетных документах. Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации). Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя.

Учет документальных материалов

предметов основного фонда.
Инвентаризации подлежат все музейные предметы, поступившие в постоянное

пользование музея.
Музейные предметы при инвентаризации систематизируются в соответствии с классификацией основного фонда по отдельным группам, в зависимости от состава собрания.

видам искусства, технике, назначению. Например, таким образом:
Вещевые источники:
- естественно-исторические памятники;
археологические

коллекции;
- этнографические коллекции;
изделия из металла, дерева, керамики, тканей и др.; оружие, мебель и др.;

Изобразительные источники (живопись, графика, скульптура, декоративно-прикладное искусство и фотографии);

Письменные источники (рукописные и печатные документы, редкая книга и др.);

Киноматериалы и памятники звукозаписи (кино-, видео-, аудиодокументы);

Электронные документы

Для небольших музеев возможно разделение материала на 3 - 4 группы согласно принятой классификации.

(цифрами и прописью)в том числе*:
_документов на бумажной основе - __________

фотодокументов - _______________
электронных документов - ____________
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
 
Дата
 ______________________________
* Допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.
 

Книга учета поступлений документов

(по видам экспонатов) – Д
Номер по книге поступлений – 5
МСОШК-4/Д-5
Книги

поступлений заполняются от руки.

тетрадный лист, газета, альбом, афиша)
- количество листов (для документа), страниц

(для печатного издания)
- наличие и вид обложки (картон, мягкая бумажная, доски в коже и др.)
- наличие иллюстраций
- наличие марок, печатей
- наличие фотографий
- наличие водяных знаков (филиграней)
- размер (лучше в мм)

2. Составление заголовка документа (дела). Если дело состоит из нескольких документов, нужно составить внутреннюю опись.

архивных документов;
Автора(ов) архивных документа(ов) (может быть указано как конкретное

лицо, так и должность)
Адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены документы;
Вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов;
Дата документа / события;
Место написания.
В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация, например: "автор не установлен".
Например: Письмо Иванова Ивана Ивановича жене Ивановой Ульяне Сергеевне в село Горчуха Макарьевского района с фронта (02.07.1942)
Грамота победителю социалистического соревнования Петровой Марии Ивановны за ударный труд в годы X пятилетки

или название события, отраженного в кино- или телесюжете, дату производства

и/или дату съемки, фамилии и инициалов режиссера и/или оператора съемки.

Заголовок единицы учета фонодокумента включает название и жанр фонодокумента, название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и др. Указывается автор снимка.

Заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки.

хранятся в картонных папках с клапанами (картон PH нейтральный). Не

нужно хранить документы и фотографии в пластиковых папках. Фотографии нельзя приклеивать, особенно канцелярским клеем.
Нумерация листов (в правом верхнем углу грифельным карандашем; на обороте в левом верхнем углу: 1 об.)
Составление внутренней описи
Составление листа-заверителя
Составление листа использования
Оформление обложки

Хранение документов

экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры

должны находиться на разных физических устройствах); - наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов.

работы.

Следует помнить:

«Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения

о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.»---
Полная версия этого текста находится на страницеhttp://archives.ru/documents/fz/zakon-archivnoe-delo.shtml

для размещения документов; - обеспечение нормативных условий хранения документов;  - проверка наличия

и состояния документов.

Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Обеспечение сохранности

проведения записи, где была проведена запись, кто автор записи, сведения

об интервьюированном.
- провести фотофиксацию населенных пунктов с указанием автора съемки, места съемки (наименование района, населенного пункта, улицы, номера дома, объекта съемки. Сначала сфотографировать перспективу улицы, а затем – все объекты по одной стороне улицы, а затем – по другой. Съемки лучше проводить поздней осенью или ранней весной.
- если в музей хотят передать ценные (уникальные) вещи и документы, возможно, следует провести переговоры с архивом или музеем о возможной передаче таких предметов на государственное хранение.
- при закрытии музея (школы) передать музейные предметы в государственные (муниципальные) архивы (музеи).
- договориться об экскурсии в Государственный архив Костромской области.
- участвовать в конкурсах, проводимых Государственным архивом Костромской области).