Технология оцифровки архивных документов. Теория и практика

in History),
заместитель генерального директора
ООО «ДИМИ-ЦЕНТР»

архивных документов:
Стандарты и документирование процесса: ISO
Технический отчет ISO/TR 13028-2010 
«Информация

и документация - Руководство по организации оцифровки документов»

http://archives.govt.nz/advice/guidance-and-standards/guidance-subject/digitisation-toolkit/asnzs-iso-13028-2012-information

рекомендации по созданию
электронных копий документов АФ РФ
на бумажной

основе и управлению
полученным информационным массивом.

Методические рекомендации по созданию,
хранению, учету и использованию фонда
пользования фото-и фонодокументов
на цифровых носителях.

Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов.

Методические рекомендации, программное обеспечение оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах.

Нормативно-методическая документация
в области оцифровки архивных документов

 Отчет о научно-исследовательской работе
«Проведение научных исследований в области
комплектования, хранения, учета и использования архивных документов».
Приложение: Технические требования к оцифровке архивных документов,
научно-справочного аппарата (НСА) к архивным документам,
а также созданию, хранению, учету и использованию
электронного фонда пользования документов Архивного фонда РФ. 
Росархив, ООО «БизнесСкан». 2018.---
 http://archives.ru/documents/methodics.shtml

электронных копий в рамках
внутриархивной программы создания электронных копий

Объемы создания электронных копий по заказам пользователей

Возрастание объемов создаваемых электронных копий;

Необходимость унификации и регламентации требований к
техническим аспектам технологии оцифровки с целью создания
сравнимых электронных копий однотипных объектов;

Изменения на рынке аппаратного и программного обеспечения;

Изучение зарубежного и отечественного опыта нормативного
регулирования процессов оцифровки, в том числе:

Fundamental principles of digitization of documentary heritage // UNESCO. 2014
URL:http://webarchive.unesco.org/frame/20160802141723/http://www.unesco.org/new/fileadmin/MULTIMEDIA/HQ/CI/CI/pdf/mow/digitization_guidelines_for_web.pdf;

Technical Guidelines for Digitizing Cultural Heritage Materials (Creation of Raster Image Files) // FADGI. 2016.
URL: http://digitizationguidelines.gov/guidelines/FADGI%20Federal%20%20Agencies%
20Digital%20Guidelines%20Initiative-2016%20Final_rev1.pdf и др.

учреждения
Цель создания ЭК –
формирование электронного фонда пользования (ЭФП)

организации

Определение критериев отбора объектов для оцифровки

Независимо от целей и предназначения создаваемых электронных копий
необходимо стремится к тому, чтобы сканируемый объект,
оцифровывался однократно

ЭФП не может рассматриваться в качестве
страхового фонда документации
(01.01.2015 – ГОСТ РО 0033-004-2011 ЕР СФД. Копии документов электронные страховые на оптических дисках).

В архивной сфере:
востребованность документов независимо от времени их создания, материала и техники
изготовления;
ценность и уникальность документов;
неудовлетворительное физическое состояние документов с высокой степенью разрушения
основы, что может повлечь утрату подлинника;
угроза утраты информации документов (например, угасание текста) при удовлетворительном
физическом состоянии носителя;
выполнение запросов и заказов, подготовка изданий и выставочных проектов.

В музейной сфере: представление копий в составе информации, включаемой в ГКМФ.
В библиотечной сфере: представление копий в НЭБ и Свод книжных памятников

2014.

с толщиной корешка до 70 см
Универсальная
книжная колыбель
Дополнительные функциональные возможности

сканеров
 

Лазерный луч
сканирования

Съемное прижимное
стекло
с защитой от бликов

и зелени

Общие требования к оцифровке:
Настройка оборудования – таблицы, шкалы, миры

(цветопередача)

0

Kodak \ Tiffen

оцифровке:
Настройка оборудования – автоматизированные программы

документов (ТО и ПО)
Общие требования к оцифровке:
Настройка оборудования – автоматизированные

программы

Методика контроля качества сканирования бумажных документов. Методическое пособие и Техническое руководство.
Разработано творческим коллективом под руководством ООО "ДИМИ-ЦЕНТР". М., 2012.
URL: http://dimicenter.ru/info

и управление им. Часть 2-1. Управление цветом. Цветовое пространство RGB

("красный, желтый, зеленый"), используемое по умолчанию

Общие требования к оцифровке:
Настройка оборудования – автоматизированные программы

Калибратор мониторов: PANTONE/Gretagmacbeth
Eye-One display LT
Eye-One display 2
Adobe Gamma

Atrise Software LUTCurve
Eberhard Werle QuickGamma
TFT Test 1.52
PassMark Software MonitorTest

к работе оператора
Дезинфекция оборудования
Расшивка (разброшюровка) документов,
снятие скрепок
Использование бархатного покрытия

для особо ценных документов и книг

Хлопковые перчатки, х/б халат

Как держать
книгу, дело

превышает размер стола сканера, и оригинал необходимо располагать
на столе

горизонтально.

В разворот – неразброшюрованные единицы хранения
(в том числе для сохранения целостности формуляра документа
(метрические книги, ревизские сказки, послужные списки,
гильдейские списки, ведомости и т.д.));

Большемерные объекты – с помощью цифрового фотоаппарата

Оцифровка книг, сшитых рукописей с заполненными текстом оборотами
листов и т.п. может осуществляться как постранично, так и в разворот.
В последнем случае разделение копий на отдельные страницы
целесообразно проводить программным способом на рабочей копии или
копиях следующих поколений.

серого – используется в случае, когда подлинник
содержит пометы, сделанные

графитным (серым) карандашом,
плохо читаемый (угасающий) текст

В отдельных случаях с целью максимального сохранения информации
подлинника целесообразно создание двух электронных копий –
в цветном режиме и режиме «оттенки серого».

черно-белый – используется для оцифровки офисной документации

TIFF.
Компрессия формата сжатия: для TIFF – сжатие LZW или

без сжатия.

музейные предметы оцифровываются в полном объеме, включая обложки, форзацы, нахзацы,

шмуцтитулы, листы со служебной информацией, оборотные стороны и т.п.

виде, кроме оцифровки его лицевой и оборотной стороны в развернутом

виде, необходимо также оцифровать его во всех вариантах сложения.

Рядом с объектом необходимо размещать цветовые шкалы и линейки,
которые позволят представить физический размер документа
и правильно настроить монитор для цветопередачи.

При размещении объектов на столе сканера, столе для цифровой фотосъемки
вокруг документа, книги, рукописи, музейного предмета должно быть оставлено
свободное поле размером не менее 0,5–1 см с тем,
чтобы сканируемый объект виден полностью.

папку и т.п.) необходимо создать электронную копию данной упаковки,
применив

цифровой фотоаппарат. При этом размещение рядом с объектом линеек и цветных шкал является обязательным.

документы разных размеров,
необходимо использовать непрозрачную матовую бумагу (картон) черного

цвета
или белого цвета для подкладки их под небольшие документы с тем, чтобы
следующий документ бОльшего размера не предъявлялся на изображении.

Плотность листов формата А4 – не менее 160 г/м2;
Плотность листов формата А1 (ватмана ) – 200 г/м2.

Для документов, выполненных на кальке

Для тонкой просвечивающей бумаги цвет листа подкладки подбирают
в зависимости от цвета шрифта:
Для черного шрифта – черная бумага;
Для фиолетового, синего, серого – бумага оттенков серого

последующей компьютерной «склейкой» («стикингом») изображения.
Для оцифровки большеформатных документов рекомендуется

использовать цифровой фотоаппарат.

В случае если архивный документ представляет собой трехмерный объект
(например, книжное/альбомное издание, свиток, рулон и т.п.),
кроме оцифровки его обложки, шмуцтитула и страниц с помощью сканера,
необходимо также создание цифровой фотографии предмета, отражающей
его физические размеры и форму, а также имеющиеся особенности
(книжный корешок, три обреза книги, застежки и т.п.).

азбукой Брайля, имеет филиграни, рельефные изображения, подчистки, исправления и иные

детали, видимые только при определенном освещении или под углом, его сканирование производится с использованием специального оборудования. Если подобное оборудование отсутствует, то особенности документа подробно описываются в сопроводительной документации.

http://www.piccard-online.de/start.php

Общие требования к оцифровке:

(по согласованию с хранителями и реставраторами):
- в специализированном режиме сканирования,

позволяющем достичь необходимой читаемости текста путем создания серии сканов с различными схемами освещения и последующим совмещением полученных цифровых образов;
в режиме «оттенки серого» с последующей обработкой в графических редакторах с целью повышения читаемости;
- с помощью специализированной технологии.

на странице расположено несколько архивных документов, создается электронная копия страницы

в целом, а затем с помощью специальных установок сканирующего оборудования – каждого документа (фотографии) в отдельности.

При оцифровке фотоотпечатков, книг, периодических изданий и т.п., выполненных на мелованной бумаге или имеющих в оформлении позолоту, необходимо строго следить за появлением бликов на их поверхности в процессе сканирования и не допускать воспроизведения бликов в электронной копии. Для решения данной проблемы существует специализированное программное обеспечение, однако, оно поставляется только в комплекте с дорогостоящим сканирующим оборудованием.

В случае изменения внешнего вида объекта, документ оцифровывается повторно, а утратившая актуальность мастер-копия заменяется на новую.

Использование прижимного стекла сканеров нежелательно в случае если:
- толщина дела (книги) превышает глубину книжной колыбели;
дело (книга) сшито таким образом, что при его раскрытии на 180 градусов
у корешка возникает «волна» и появляется возможность нанесения вреда объекту;
при сканировании иллюминированных или пергаменных рукописей и книг.

Сканирование ветхих, уникальных и особо ценных документов, книг,
рукописей и т.п., а также объектов в плохом физическом состоянии должно
производиться без использования прижимного стекла с последующей
графической обработкой («удаление пальцев» –
стандартная опция программного обеспечения профессиональных
проекционных сканеров) на электронной копии.

При сканировании единиц хранения (книг и т.п.), не подлежащих расшивке,
допускается наличие следующих дефектов, обусловленных особенностями
формирования архивных дел и не влияющих на читаемость
полученных электронных копий:
наличие на электронной копии части текста, «уходящего» в сшивку,
но не влияющем на восприятие содержания документа (книги);
- появление на электронной копии тени от переплета;
- угол наклона текста до 3 градусов;
захват соседней страницы (ширина корешка до 20 мм) для
обозначения места сшивки подлинника;
- наличие неустранимых бликов на изгибе листа.

качества электронных мастер-копий,

Обеспечение их аутентичности подлиннику, достоверности и целостности,

Схемы маркировки мастер-копий, структура каталогов на носителях информации,

Механизмы репликации (перезаписи) электронных мастер-копий на другие носители

Учет электронных копий, включая вопросы учета использования

Хранение электронных копий

Описание электронных копий – для учета и использования

Юлия Юмашева,
https://www.facebook.com/profile.php?id=100001740589928