Разделы презентаций
- Разное
- Английский язык
- Астрономия
- Алгебра
- Биология
- География
- Геометрия
- Детские презентации
- Информатика
- История
- Литература
- Математика
- Медицина
- Менеджмент
- Музыка
- МХК
- Немецкий язык
- ОБЖ
- Обществознание
- Окружающий мир
- Педагогика
- Русский язык
- Технология
- Физика
- Философия
- Химия
- Шаблоны, картинки для презентаций
- Экология
- Экономика
- Юриспруденция
Тема Обработка дел для последующего хранения
Содержание
- 1. Тема Обработка дел для последующего хранения
- 2. Обработка дел для последующего хранения и использования
- 3. Обработка дел для дальнейшего хранения включает: Проведение
- 4. 1. Экспертиза ценности документовЦенность содержащейся информации в
- 5. 1.Экспертиза ценности документовИзучение документов на основании критериев
- 6. Задачи экспертизы документовОтбор документов на постоянное хранение.2.
- 7. Экспертиза документовПроводится ежегодно.Подлежат дела, законченные делопроизводством не
- 8. Три этапа экспертизы документовНа стадии текущей работы
- 9. Методика экспертизы документовСуществует два метода отбора документов:По
- 10. Критерии экспертизыВсе критерии принято делить на три
- 11. Критерии экспертизыКритерии оценки происхождения.1.1. Время и место образования документов.1.2. Функционально-целевое назначение организации.1.3. Значение лица.
- 12. Критерии экспертизы2. Критерии оценки содержания.2.1. Значение события,
- 13. 1. Отражающие основную деятельность (вопросы руководства, основные
- 14. 1. Способ и техника создания документа (бумага
- 15. 3. Критерии внешних особенностейПрименяются меньше всего:4. Неудовлетворительное
- 16. По результатам экспертизы составляются:1. Годовые разделы описей
- 17. Перечни документовЭто нормативно-методические документы, содержащие указания о
- 18. Перечни документовделятся на:Типовые Ведомственные.В типовые включаютсяКатегории документов,
- 19. Перечни документовделятся на:Типовые Ведомственные.Ведомственные содержатдокументы, характерные только
- 20. Перечни документовделятся на:Типовые Ведомственные.Министерства и ведомства на
- 21. Экспертные комиссииСоздаются для организации работы по экспертизе
- 22. Экспертные комиссииЗаседания ЭК протоколируютсяРешения ЭК – утверждаются руководителем.
- 23. Заседания экспертной комиссииПо мере необходимости, но не
- 24. Экспертная комиссии на своих заседания:1. Рассматривает НД,
- 25. Функции экспертной комиссии:1. Рассмотрение проектов НД (предприятия
- 26. Функции экспертной комиссии:5. Рассмотрение предложений об изменении
- 27. Нормативные акты ЭК2. Положение об ЭК.1. Инструкция
- 28. II. Оформление дела - определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению
- 29. Способы оформления дел: ЧастичноеПолное До 10 лет, включительноСвыше 10 лет
- 30. ЧастичноеПересистематизацияНумерацияОбложка
- 31. 01-072015постоянно
- 32. Оформление дел включают в себя:Прошивка дела;Нумерация листов;Оформление внутренней описи;Оформление листа-заверителя;Оформление обложки.
- 33. Слайд 33
- 34. Прежде чем подшить делоУдаляются металлические скрепкиВкладывают= чистый
- 35. Дела прошиваются в 4 проколав твердую обложку
- 36. Ценные документы личного характера, неформатные документы (фотографии,
- 37. Ценные документы в историческом или художественном (иллюстративном)
- 38. Нумерация листовв правом верхнем углу на лицевой стороне2а
- 39. Иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в
- 40. Документ сложенный пополам и подшитый за середину
- 41. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.Лист-заверитель не нумеруетсяЕсли
- 42. Оформление внутренней описиВнутренняя опись составляется для дел:-
- 43. Дата
- 44. Составление заверительной надписиДата01-07Сто пятьдесят (150)5а; 10а; 45а.три.
- 45. Заверительная надпись служит:для учета количества листов;для фиксации нумерации листовдля фиксации физического состояния листов
- 46. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку или
- 47. Оформление обложки делаОформление дел включают в себя:Прошивка дела;Нумерация листов;Оформление внутренней описи;Оформление листа-заверителя;Оформление обложки.
- 48. Оформление обложки дела
- 49. Слайд 49
- 50. НЕ ДОПУСКАЕТСЯ
- 51. Обработка дел для дальнейшего хранения включает: Проведение
- 52. III. Составление описей делОпись составляется с целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда
- 53. Опись дел – систематизированный перечень заголовков дел
- 54. По результатам экспертизы описи составляются по структурным
- 55. Номер описи - 03В-1503 - номер
- 56. Графы описи дел постоянного храненияНомер по порядкуИндекс делаЗаголовок делаДата делаКоличество листов в делеПримечание
- 57. Скачать презентанцию
Обработка дел для последующего хранения и использования - завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве. Документы в течение 1-2 лет хранятся в структурах, после истечения этого срока передаются в архив
Слайды и текст этой презентации
Слайд 2Обработка дел для последующего хранения и использования -
завершающий этап
работы с документами в текущем делопроизводстве.
лет хранятся в структурах, после истечения этого срока передаются в архив учреждения.
Слайд 3Обработка дел для дальнейшего хранения включает:
Проведение экспертизы научной и
практической ценности документов.
Оформление дел.
Составление описи дел с постоянным и долговременным
сроками хранения.
Слайд 41. Экспертиза ценности документов
Ценность содержащейся информации в документах различна.
Информация разового
характера
в течение нескольких лет
Научная и практическая ценность - постоянно
Слайд 51.Экспертиза ценности документов
Изучение документов на основании критериев их ценности с
целью отбора на постоянное хранение и установления сроков хранения документов.
Определение
научной и практической ценности документов.
Слайд 6Задачи экспертизы документов
Отбор документов на постоянное хранение.
2. Установление сроков хранения
отдельных документов.
3. Восполнение состава архивных фондов (в случае утраты другими
документами)4. Ограждение архивов от потока документов, имеющих временный, справочный характер.
Слайд 7Экспертиза документов
Проводится ежегодно.
Подлежат дела, законченные делопроизводством не менее года назад,
т.е. не прошлого, а позапрошлого (в 2014 по делам 2012
года).Сначала отбирают дела постоянного и долговременного хранения для передачи в архив.
Потом выделяют дела к уничтожению с истекшим сроком хранения
Слайд 8Три этапа экспертизы документов
На стадии текущей работы с документами (при
разработке НД, при регистрации, при направлении документов в дела).
На стадии
подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ним.Структурное подразделение под контролем ЭК.
На стадии подготовки дел на государственное хранение (работники архива, члены ЭК под работники Госархива).
Слайд 9Методика экспертизы документов
Существует два метода отбора документов:
По перечням;
По непосредственной оценке
документа (полистный просмотр).
В результате
выделяют и устраняют ошибки в формировании
дел;уточняют заголовки дел.
Слайд 10Критерии экспертизы
Все критерии принято делить на три группы:
Критерии оценки происхождения.
Критерии
оценки содержания.
Критерии внешних особенностей.
КРИТЕРИИ – признаки, по которым оценивается документ.
Слайд 11Критерии экспертизы
Критерии оценки происхождения.
1.1. Время и место образования документов.
1.2. Функционально-целевое
назначение организации.
1.3. Значение лица.
Слайд 12Критерии экспертизы
2. Критерии оценки содержания.
2.1. Значение события, отраженного в документе.
Новизна информации (о старом событии новая информация). Вид и разновидность
документов.Повторяемость информации
2.2. В условиях унификации и стандартизации зная вид документа можно судить о его ценности
(годовой отчет, расписание занятий, договор)
Слайд 131. Отражающие основную деятельность (вопросы руководства, основные функции, отчетность). Постоянное
хранение.
2. Критерии оценки содержания
Все документы учреждений делятся на три группы:
2.
Оперативного справочного значения (бухгалтерские учетные документы, административные вопросы). Временное хранение.3. По личному составу (практическое значение в период жизни человека). 75 лет.
На постоянное до 1945 года
Слайд 141. Способ и техника создания документа (бумага и видеосъемка -
сохраняются оба).
3. Критерии внешних особенностей
Применяются меньше всего:
2. Языковые особенности документа
(два языка - сохраняются оба) .
3. Физическое состояние документа (неисправен основной документ, то на хранение оставляют второстепенный аналогичного содержания).
Слайд 153. Критерии внешних особенностей
Применяются меньше всего:
4. Неудовлетворительное физическое состояние не
слишком ценных документов (не требуют реставрации)
(уничтожаются).
5. Юридическая сила (достоверность) (Остающиеся
на хранение документы д.б. полностью юридически достоверны).
Слайд 16По результатам экспертизы составляются:
1. Годовые разделы описей дел постоянного хранения.
2.
Годовые разделы описей дел долговременного хранения.
3. Годовые разделы описей дел
по личному составу.4. Акты о выделении дел к уничтожению.
Слайд 17Перечни документов
Это нормативно-методические документы, содержащие указания о сроках документов или
о составе документов, подлежащих постоянному сроку хранения.
Виды перечней
1. Перечень
документов с указанием сроков хранения.2. Перечень документов, подлежащих передаче на государственное.
Слайд 18Перечни документов
делятся на:
Типовые
Ведомственные.
В типовые включаются
Категории документов, образующиеся в деятельности
организаций любой отраслевой принадлежности при осуществлении общих функций
Управление, финансирование, отчетность.
Слайд 19Перечни документов
делятся на:
Типовые
Ведомственные.
Ведомственные содержат
документы, характерные только для определенной отрасли.
Более
подробные, содержат и типовые
Могут создаваться и отдельными предприятиями
(постоянного хранения)
Слайд 20Перечни документов
делятся на:
Типовые
Ведомственные.
Министерства и ведомства на основании ТИПОВЫХ перечней
разрабатывают ВЕДОМСТВЕННЫЕ перечни, отражающие всю документацию учреждения данной отрасли.
Слайд 21Экспертные комиссии
Создаются для организации работы по экспертизе ценности документов
ЭК –
постоянно действующий совещательный орган.
В ее составе квалифицированные работники службы ДОУ.
Председателем назначается зам.директора. Состав не менее 3-х человек.
Слайд 23Заседания экспертной комиссии
По мере необходимости, но не реже 1-2 раза
в год
Работа осуществляется на основании Положения «Об экспертной комиссии».
Главная задача
Обеспечение регулярного отбора, сбора и подготовки документов к архивному хранению.
Слайд 24Экспертная комиссии на своих заседания:
1. Рассматривает НД, описи дел, акты
о выделении документов к уничтожению.
2. Выносит предложения об установлении или
изменении сроков хранения отдельных категорий документов.3. Рассматривает проекты нормативно-методических документов по ДОУ, экспертизе, хранению.
Слайд 25Функции экспертной комиссии:
1. Рассмотрение проектов НД (предприятия и структур).
2. Организация
ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение.
3. Рассмотрение актов о
выделении к уничтожению документов и дел с истекшим сроком хранения.
Слайд 26Функции экспертной комиссии:
5. Рассмотрение предложений об изменении сроков хранения отдельных
категорий документов.
4. Рассмотрение описи на дела постоянного хранения, на дела
по личному составу и долговременного хранения.
Слайд 27Нормативные акты ЭК
2. Положение об ЭК.
1. Инструкция по делопроизводству.
3. Положение
об Архиве учреждения.
4. Перечень документов с указанием срока хранения.
5. Перечень
документов, подлежащих государственному хранению.6. Правила работы ведомственных архивов.
Слайд 32Оформление дел включают в себя:
Прошивка дела;
Нумерация листов;
Оформление внутренней описи;
Оформление листа-заверителя;
Оформление
обложки.
Слайд 34Прежде чем подшить дело
Удаляются металлические скрепки
Вкладывают
= чистый лист - разделитель
=
бланк внутренней описи (если необходимо)
= бланк листа-заверителя (чистый лист
бумаги) 
Слайд 35Дела прошиваются в 4 прокола
в твердую обложку через планочку
с учетом
просмотра всех реквизитов документа (текст, дата, резолюция, визы)
Прошивка или переплет
дел
Слайд 36Ценные документы личного характера, неформатные документы (фотографии, рукописи) вкладывают в
конверт и вшивают конверт.
Прошивка или переплет дел
Слайд 37Ценные документы в историческом или художественном (иллюстративном) плане (чертежи, рукописи,
карты) НЕ ПОДШИВАЮТ, а вкладывают в специальные средства хранения (коробки,
папки).Составляется опись документов
Слайд 39Иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу.
Документы
подшитые в конверте нумеруются очередным номером за конвертом.
Нумерация листов
Слайд 40Документ сложенный пополам и подшитый за середину нумеруется как два
листа.
Документ сложенный пополам и подшитый за один край нумеруется как
один лист.Нумерация листов
Слайд 41Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Лист-заверитель не нумеруется
Если дело имеет несколько
томов, то каждый том нумеруется отдельно.
Нумерация листов
Слайд 42Оформление внутренней описи
Внутренняя опись составляется для дел:
- с особо ценными
документами(личными, судебными, следственными).
- о присуждении ученых степеней и званий.
- на
авторские свидетельства и патенты.- заголовки которых не полностью раскрывают содержание документов.
Слайд 45Заверительная надпись служит:
для учета количества листов;
для фиксации нумерации листов
для фиксации
физического состояния листов
Слайд 46Запрещается выносить заверительную надпись на обложку или чистый оборот последнего
документа
Если дело подшито без чистого листа, то лист-заверитель подклеивают за
верхнюю часть к внутренней стороне задней обложки.
Слайд 47Оформление обложки дела
Оформление дел включают в себя:
Прошивка дела;
Нумерация листов;
Оформление внутренней
описи;
Оформление листа-заверителя;
Оформление обложки.
Слайд 51Обработка дел для дальнейшего хранения включает:
Проведение экспертизы научной и
практической ценности документов.
Оформление дел.
Составление описи дел с постоянным и долговременным
сроками хранения.
Слайд 52III. Составление описей дел
Опись составляется с целью систематизации и закрепления
перечня заголовков дел внутри фонда
Слайд 53Опись дел – систематизированный перечень заголовков дел предназначенный для раскрытия
состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета дел.
Слайд 54По результатам экспертизы описи составляются по структурным подразделениям и по
ним в дальнейшем передают дела в архив предприятия (ведомственный)
Отдельно составляются
описиДела временного хранения
Долговременного хранения
Дела по личному составу
Специфические дела (судебные)
Слайд 55Номер описи - 03В-15
03 - номер структурного подразделения по
штатному расписанию (номенклатуре дел)
15 – год в котором заводились дела
В – категория документов (В,П,ЛС,С)
Слайд 56Графы описи дел
постоянного хранения
Номер по порядку
Индекс дела
Заголовок дела
Дата дела
Количество
листов в деле
Примечание
