Управление организационными документами

требования к документам и службам документационного обеспечения» говорится, что «текстом

управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий».

масштабе предприятия посредством их документирования, передачи документов, в которых они

отражены, на исполнение и контроля за ходом исполнения.

и организация работы с документами нацелены именно на обеспечение цели

исполнения Управленческих действий, а, кроме того - на обеспечение прозрачности управленческих процессов, т.е. возможности впоследствии проследить историю исполнения того или иного управленческого решения.

Краеугольным камнем, обеспечивающим работу этой системы, стали бумажные документы. Поэтому

все элементы системы ДОУ опираются на работу с бумажными документами и построены применительно к ней.

в совершенно другой среде. Поэтому «настоящий» электронный документооборот не является

автоматизацией бумажного делопроизводства - это система документационного обеспечения управления, служащая тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе, которой лежит работа с электронными документами.

абсолютно всех функций, которые в традиционном документообороте выполняли бумажные документы.

Он также позволяет организовать работу с электронными документами таким образом, чтобы обеспечить выполнение управленческих решений, прозрачность управленческих процессов, реализовать регламенты обработки, хранения и уничтожения документов, а также самые высокие требования к гарантированию сохранности и неизменяемости документов и предотвращению несанкционированного доступа к ним.

ввода в информационную систему документационного обеспечения управления (ИС ДОУ) до

завершения исполнения или отправки образует электронный документооборот.

инструкцией по делопроизводству, которая устанавливает общие требования к функционированию служб

документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

выполнения основных функций предприятия в целом и его отдельных структурных

подразделений. Эти процессы выполняются на основании распорядительной части документа, резолюции руководителя или регламентов выполнения отдельных функций, например, обработки жалоб и заявлений. Решение данной задачи составляет целевую функцию системы ДОУ, которая не изменяется при переходе от бумажного документооборота к электронному.

а также их прозрачности и контролируемости. Здесь изменения весьма существенные,

поскольку выполнение тех же самых процессов в электронной среде обеспечивается совершенно иными средствами.

- теперь они не просто определяют типы документов и регламенты

работы с ними, но и являются основой настройки ИС ДОУ для конкретной организации. На основе нормативных документов, описывающих состав применяющихся в организации документов и процедуры их подготовки и обработки, проектируются шаблоны документов, процессы их создания и обработки, а также настраиваются рабочие места пользователей.

появляющееся после входа в систему, разделено на две части. В

левой части окна отображаются иерархически расположенные папки, в правой части окна в виде таблицы отображается список документов, находящихся в папке, которая в данный момент выбрана.

в которую этому пользователю приходят задания. В описании задания указано,

кто и когда его отправил, что исполнителю поручено сделать и в какой срок. Все дальнейшие действия, связанные с этим заданием, пользователь, выполняет непосредственно из окна задания. Из окна задания также можно открыть присланный на исполнение документ. И его регистрационную карточку.

делопроизводственного процесса в соответствии с ролью, которую он в нем

выполняет. Правая часть рабочего окна и список доступных пользователю действий меняется в зависимости от того, в каком делопроизводственном процессе в настоящий момент участвует пользователь и на каком этапе этого процесса он находится.

форму ввода реквизитов. Значения реквизитов вводятся с клавиатуры или выбираются

из справочников.

и ресурсы для его выполнения,
операции и последовательность их выполнения,
ответственность и

контроль за выполнением процесса,
вход и выход процесса (документы, отчеты и т.п.).

автор (корреспондент);
название вида документа;
дата документа;
регистрационный номер;
заголовок документа или его краткое

содержание;
резолюции;
срок исполнения;
отметка об исполнении;
номер дела, а также набор закладок.

будет отправлен для рецензии.
Закладка "Согласование» содержит список сотрудников, которые

должны согласовать документ.
Закладка "Подпись» содержит список сотрудников, которые должны подписать внутренний документ.
Закладка "Комментарии» содержит список замечаний по документу, добавленный на этапе согласования, рецензирования.
На закладке "Контроль» в иерархическом виде отображается перечень резолюций, выданных в процессе исполнения документов.
Закладка "Связанные документы» предназначена для хранения ссылок на документы, логически связанные с текущим.

документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы ДОУ. Поступившие в

организацию бумажные документы предварительно сканируются и импортируются в хранилище. При этом возможно распознавание и автоматическое заполнение отдельных реквизитов документа.
Далее входящие документы уже в ИС ДОУ проходят предварительное рассмотрение, регистрацию и доставляются исполнителям.

лишь ссылка для доступа к этому документу. Поэтому документы, которые

исполняются несколькими структурными подразделениями, могут быть переданы им одновременно без необходимости создания копий.

приложениям, таких как MS Word, и непосредственно из интерфейса этих

приложений сохраняют их в хранилище, одновременно заполняя форму для реквизитов документа.

тексты (приказов, распоряжений, служебных записок и т.д.), типовые нормативные документы

(типовые положения, типовые правила и др.). При составлении документов можно также предусмотреть возможность использования типовых частей документов - формулировок, пунктов, абзацев и т. п.

в ходе их подготовки или исполнения закрепляются в инструкции по

делопроизводству.
Основу реализации регламентов прохождения документов в системе составляют набор типов документов, используемых в ДОУ, описание их жизненных циклов, шаблоны процессов работы с документами и роли пользователей системы.

документов, необходимых и достаточных для реализации задач ДОУ в данной

организации. Каждому типу электронного документа соответствует шаблон этого документа и шаблон процесса его подготовки, например, шаблон процесса оформления приказов по кадровым вопросам или шаблон процесса прохождения служебных записок.

его выполнению, условные переходы, набор ролей пользователей, которые выполняют операции

в ходе процесса, описание действий пользователей на каждом этапе, сроки выполнения и выход процесса (например, отчет). Описание процессов в системе выполняется без программирования средствами графического редактора, поэтому его могут выполнять сотрудники службы ДОУ, задачей которых как раз и является документирование управленческой деятельности, организация работы с документами в учреждении, а также совершенствование форм и методов этой работы.

может находиться с момента его создания до момента его уничтожения.

В ходе жизненного цикла документ может переходить из одного состояния в другое, при этом меняются свойства документа и применяемые к нему регламенты обработки, хранения и доступа. Примером перехода документа из одной стадии жизненного цикла в другую является утверждение документа, которое в ГС ДОУ определяется как «особый способ введения документа в действие, санкционирующий его распространение на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан».

в ходе процессов работы с ними. Например, регистратор заполняет форму

для ввода реквизитов и регистрирует документы в системе, руководитель структурного подразделения выдает резолюции и назначает исполнителей для входящих документов и т.п. В зависимости от принятого в организации порядка работы с документами, одна и та же роль может участвовать в нескольких процессах - например, регистратор может регистрировать как входящие, так и исходящие документы.

роли во всех процессах, в которых она задействована, настраивается АРМ

(автоматизированное рабочее место), обеспечивающее выполнение этих действий. Конкретные пользователи, выполняющие одинаковые роли, объединяются в группы, из которых можно выбирать конкретных исполнителей следующего шага процесса - например, из группы «Контролеры» выбрать исполнителя Петрова.

с выполнением определенного шага процесса. Список доступных в этот момент

пользователю действий с документом определяется типом документа, стадией его жизненного цикла, ролью пользователя и этапом процесса. Таким образом, система обеспечивает выполнение регламентов работы с документами - пользователь просто физически не может выполнить действие, не предусмотренное регламентом.

возможность однозначной идентификации документа, а также обеспечение возможности его поиска

и ссылок на него.
Поскольку ИС ДОУ автоматически формирует для каждого сохраняемого в ней документа уникальный системный идентификатор, нет прямой необходимости в присвоении документу дополнительного регистрационного номера. Однако для удобства пользователей такие номера, тем не менее, могут формироваться, имитируя привычный процесс регистрации документов в системе.

в регистрационной карточке, должны быть внесены в форму для заполнения

реквизитов. Часть реквизитов выбирается из справочников, например, код дела - из справочника номенклатуры дел, корреспондент - из справочника корреспондентов, адресат - из справочника оргструктуры, сроки и даты - из календаря.

названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно могут

регистрироваться приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и др. В этом случае порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

и децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая

документация может регистрироваться в плановом отделе снабженческая - в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии, в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им - в службе документационного обеспечения и т.д.

как условие перехода документа в новую стадию жизненного цикла. Поясним

это на примере. Как известно, поступающие в организацию документы регистрируются при поступлении, а создаваемые - после подписания и утверждения. Уже созданный, но еще не прошедший подписание и утверждение внутренний документ уже существует в системе и имеет уникальный идентификатор. На данной стадии жизненного цикла документ проходит процессы согласования и доработки.

регистрационного номера переводит его в новую стадию жизненного цикла. Если

документ является внутренним, он переходит стадию исполнения, а если исходящим - в стадию рассылки адресатам.

контроля исполнения документов:
формирование напоминаний контролеру и исполнителю о сроке

исполнения,
получение контролером информации о ходе и результатах исполнения,
запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения документов, формирование отчетов о контролируемых и исполненных документах.

контролеру и исполнителю приходит уведомление: «До окончания срока исполнения осталось

(кол-во) дней». Если исполнение просрочено, то контролеру и исполнителю приходит уведомление: «Контрольная дата исполнения резолюции просрочена на (кол-во) дней» и в карточку резолюции добавляются события, такие как «Предупреждение о наступлении срока исполнения».

в соответствии с номенклатурой дел.
Принцип организации системы хранения физически обеспечивает

перевод документа из одной стадии жизненного цикла в другую. При этом так же, как и у электронного, у бумажного документа меняются свойства и применяемые к нему регламенты обработки, хранения и доступа.

факт перехода документа в новую стадию жизненного цикла «исполненный». Это

отражено в требовании соблюдения следующих правил при формировании дел: «помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы... В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики» (из ГС ДОУ).

регламенты хранения. Так, например, завершенные дела постоянного и долговременного хранения

в течение двух (или более) лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в ведомственный архив. Заметим, что сдача дел в ведомственный архив меняет регламенты хранения и доступа к документам.
Для обеспечения регламентов хранения и доступа используется механизм управления жизненным циклом документа. Для каждой стадии жизненного цикла определяется набор действий, которые применимы к документу, и круг пользователей, которым эти действия разрешены. Таким образом, при переводе документа на следующую стадию жизненного цикла применимые к нему регламенты обработки, хранения и доступа меняются автоматически.

в его физическом перемещении из одной области хранилища в другую.

Однако для удобства пользователей документ в рабочем окне АРМ может отображаться в различных папках и по мере продвижения по процессу перемещаться из одной папки в другую, например, из папки «Входящие документы" в папку «Исполняемые документы", а затем в папку соответствующего дела. При этом у разных пользователей один и тот же документ может отображаться в различных лапках. Например, один и тот же документ у исполнителя может отображаться в папке «Входящие задания», а у контролера - в папке «На контроле».

организации, составляет ее документальный фонд. На хранение в бумажный архив

организации поступают входящие документы, копии исходящих документов и документы внутреннего обращения, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела передаются в архив после завершения их в делопроизводстве.

предусмотрен положением об архиве, учет и обеспечение сохранности документов, создание

научно-справочного аппарата к документам архива и использование хранящихся в архиве документов.

и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии

в архивах тех или иных документов и их содержания.
Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) и документы постоянного хранения. Архив организации комплектуется делами постоянного и временного хранения, а также делами по личному составу.
Законодательными актами установлены предельные сроки хранения различных видов архивных документов в организациях. Так, например, документы по личному составу необходимо хранить в течение 75 лет, научную, технологическую и патентную документацию -10 лет, конструкторскую документацию - 15 лет, проектную документацию по капитальному строительству - 25 лет.

таких задач, как учет и обеспечение сохранности документов, образующихся в

процессе деятельности организации, в соответствии с установленными для них сроками хранения, а также обеспечение использования документов архива с соблюдением режима доступа к ним. Как было показано выше для электронного документооборота, выполнение этих задач в электронном архиве обеспечивается иными средствами, чем в бумажном архиве.

на единой платформе и могут иметь физически единое хранилище. Документ

в делопроизводстве и архивный документ с точки зрения электронного документооборота – это один и тот же документ на различных стадиях своего жизненного цикла. Как уже было указано выше, эти стадии различаются режимом доступа к документу, режимом его хранения, набором действий, которые с этим документов можно совершать и набором пользователей, которым эти действия разрешены.

организации документами структурных подразделений организации, а также других организаций. Комплектование

бумажного архива включает определение источников комплектования архива, определение состава документов, подлежащих приему в архив и организацию передачи документов в архив.
Комплектование электронного архива происходит иначе. Еще до момента возникновения документа в делопроизводстве его путь в архив уже заранее определен. На основе перечня документов организации и с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел определяется, в какое дело должен быть помещен документ того или иного типа и каким будет его срок хранения в архиве после завершения делопроизводства.
При переходе документа в стадию жизненного цикла, соответствующую архивному документу, к нему применяется заданная политика хранения. Таким образом, документы переводятся в архив автоматически по заранее определенным правилам, что позволяет избежать рутинного и отнимающего много времени процесса передачи документов в архив.

архивных документов, задаются политиками хранения, определяющими, сколько времени в архиве

организации должен храниться документ того или иного типа. В случае, если срок хранения задается для типа документа, он привязан не к календарному сроку, а к переходу в определенное состояние жизненного цикла - например, документ может храниться в течение пяти лет после перехода в стадию «архивный документ».
В политике хранения также можно указать, на основании какого нормативного акта установлен срок хранения документа. Это позволяет при изменении нормативной базы сделать выборку всех документов, сроки хранения которых должны измениться. Уничтожение архивных документов по истечении срока хранения может быть настроено как автоматически, так и с подтверждением уполномоченным сотрудником.

течение срока их хранения, является применение промышленной системы адресного хранения

содержания ЕМС Сеntега, которая обеспечивает подлинность и неизменность содержимого с помощью уникальной технологии «отпечатка пальца», предотвращающей возможность изменения или перезаписи содержимого.

руководства, структурных подразделений, а также других организаций о наличии в

архиве тех или их документов и их содержания. Информирование осуществляется путем выполнения запросов, возможность выполнения которых обеспечивает научно-справочный аппарат к документам архива. Поисковый аппарат электронного архива предоставляет по сравнению с традиционным гораздо более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов.

структурного, хронологического, номинального (по видам документов), корреспондентского, географического и авторского.

Схема систематизации документов строится в основном на сочетании двух основных признаков. Например, сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.
При выборе признаков группировки дел в пределах подгрупп учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации. При этом приходится выбирать определенный набор признаков, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных документов архивного фонда.

документы могут группироваться по произвольному набору признаков, поисковые возможности в

электронном архиве лишены вышеописанных ограничений. Информационно-поисковый аппарат электронного архива может базироваться на таких элементах системы делопроизводства, как номенклатура дел и справочники-классификаторы корреспондентов, структурных подразделений, названий и видов документов, авторов и Т.д.

Осуществляя поиск на уроне дел, пользователь может затем перейти к

документам, вошедшим в данные дела. Поиск информации на уроне документов можно осуществлять по произвольной комбинации полей регистрационной карточки документа, основными из которых являются автор (корреспондент), вид документа, дата, регистрационный индекс, заголовок, резолюция и отметка об исполнении. Кроме того, для поиска документов в архиве можно применять полнотекстовый поиск, что существенно расширяет возможности выполнения запросов. Результаты поиска предоставляются пользователю на экране с возможностью перейти к тексту соответствующих документов. Важно отметить, что при выдаче результатов поиска учитываются права доступа к документу.
Система предоставляет пользователю в качестве результата поиска только те документы, доступ к которым ему разрешен.

- ввести имя и пароль. ИС ДОУ использует учетные записи

из каталогов LDAP или Active Diгectory. В дополнение этой функциональности система ограничивает число неудачных попыток входа в систему во избежание использования технологий взлома пароля методом перебора символов. Количество неудачных попыток входа в систему ограничивается небольшим числом (обычно тремя).
При превышении этого количества происходит блокирование учетной записи пользователя для предотвращения дальнейших попыток. Система осуществляет запись попыток входа в систему в журнале аудита. Данный аудиторский след позволяет в последующем осуществлять анализ всех вопросов, связанных с аутентификацией.
Кроме того, в системе может быть установлено определенное время продолжительности сессий, по истечении которого система завершает любую неактивную сессию. Это предотвращает несанкционированный доступ к рабочей станции пользователя, попавшего в непредвиденные обстоятельства.
Система аутентификации также может позволять подключать внешнюю проверку аутентификации, такую как биометрический контроль, смарт-карты и электронные ключи.

из пользователей какие документы может просматривать. Система присваивает авторизацию на

уровне объектов (документов, папок, хранилищ) посредством списков контроля доступа (access соntгоl lists - ACL), которые автоматически применяются к объектам при их создании. Таким образом, каждый документ, версия или представление документа, а также каждое вместилище содержания от папок до хранилищ, управляется ACL в течение всего жизненного цикла.
Надежные средства авторизации гарантируют, что в каждый момент, когда доступ запрашивается, он будет предоставлен только соответствующим пользователям. Они также снижают сложность системы управления документами и упрощают навигацию по хранилищу, убирая из представлений документы и папки, к которым пользователи не имеют доступа.
Управление жизненными циклами может использоваться для автоматического изменения настроек контроля доступа для документа при его продвижении вперед или назад по жизненному циклу. Например, продвижение документа вперед из состояния "Рецензируется» в состояние "Утвержден» может изменить разрешение доступа на редактирование для небольшой группы рецензентов на разрешение доступа на чтение для всех пользователей.
Базовые уровни доступа отличаются друг от друга нарастающими возможностями просмотра документов, внесения в них изменений, создания связей между документами и удаления документов. Стандартные полномочия являются кумулятивными, т.е. каждый уровень автоматически предоставляет все права доступа с уровней ниже выбранного.
Существует также привилегия удаления объектов без предоставления других прав доступа. Используя эту "упрощенную» привилегию удаления, пользователь может удалять объект, не имея прав на чтение, определение связей, сохранение версий или записи его. Данная возможность позволяет, например, работнику архива ликвидировать документ в соответствии с регламентом хранения без возможности его открыть.

(документу или папке) на основании явного присвоения отдельному пользователю, принадлежности

к группе пользователей, роли, которая была присвоена пользователю. Расширением этого метода является мандатный контроль доступа, который реализуется комбинированием различных ACL.
Этот метод обеспечивает гибкость в предоставлении привилегий доступа на основании принадлежности к группам, которые могут представлять любую контекстную информацию, такую как роль, местоположение, средства доступа или IР-адрес пользователя или другие критерии, проверяемые системой.
Для конкретного объекта, перед предоставлением доступа, от пользователя может потребоваться принадлежность к определенной группе, даже если его обычный уровень доступа по умолчанию обеспечил бы доступ. Эта функция позволяет использовать такие классификаторы безопасности, как «СЕКРЕТНО» или «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО». Используя такие классификации, в ИС ДОУ можно ограничить доступ к содержанию для конкретных лиц в группе, даже если вся группа имеет доступ к выбранным объектам.

и когда - таким образом, с помощью аудита отслеживаются нарушения

безопасности. Каждое событие, которое происходит в пределах системы, подвергается аудиту, и журнал аудита сохраняется в хранилище. Журнал аудита и события, которые будут в него сохраняться, настраиваются через специальное приложение. К объектам аудита можно получать доступ для анализа и создания отчетов.

свои файлы, эти файлы на самом деле не исчезают. Удаленные

файлы могут быть восстановлены путем анализа магнитных следов, которые данные оставляют после себя на средстве хранения. Именно так спецслужбы восстанавливают данные с конфискованных компьютеров.
Цифровое уничтожение (электронный шреддинг) навсегда уничтожает данные файлов при совершении команды удаления. Система автоматически несколько раз производит перезапись вместо бывшего хранения данных, чтобы гарантировать невозможность их восстановления даже путем анализа остаточного магнетизма. Данная функция поддерживает приложения политик управления и сохранения данных, которые определяют, когда следует производить утилизацию содержания по окончании его жизненного цикла. Цифровое уничтожение считается обязательным элементом для большинства приложений управления записями.

подписи документа. Для любого документа или события, относящегося к документу,

например, задачи бизнес-процесса можно создавать электронные записи, которые связаны с документом и хранятся в составе журнала аудита. Любое последующее изменение документа делает такую подпись недействительной.
Запись содержит информацию о дате и времени, имя и пароль подписавшего лица, а также обоснование подписи. Каждая запись содержит контрольную сумму хеширования, которая проверяет аутентичность подписанного содержания. Право подписи имеет только определенный круг лиц. Запись о подписи может печататься при выводе документа на печать.
ИС ДОУ также может обеспечивать основу для интеграции внешних систем электронно-цифровой подписи (ЭЦП), соответствующих национальному законодательству. Цифровая подпись представляет собой объект данных, который позволяет получателю сообщения или транзакции проверить ее содержание и личность подписавшего, что является электронным эквивалентом получения подписанного и нотариально заверенного бумажного документа.
Проверка пользователей производится с использованием строгой аутентификации, а не просто пары имени/ пароля пользователя. Цифровые подписи являются переносимыми и могут быть проверены за пределами организации или местоположения подписавшего лица. Когда пользователи решают поставить «цифровую подпись» на документе, им предоставляется интерфейс, отображающий законодательное уведомление, список обоснований для выполнения выбранного действия и форму проверки пользователя.

на печать. Их основная задача заключается в обеспечении контроля печати

документов из хранилища. Службы позволяют вести журналы записей о том, кто и когда произвел вывод документа на печать, а также давать доступ к печати документов только авторизованным пользователям с определенными привилегиями.
Службы контроля печати поддерживают возможность динамического добавления водяных знаков, заголовков, дополнительного текста и т.д. непосредственно во время вывода документов на печать.

данных от сервера к пользовательским приложениям и шифрование хранилищ. Шифрованная

связь предотвращает перехват и гарантирует секретность данных, а шифрование хранилища предотвращает доступ к файлам содержания на уровне операционной системы.