Выбор средств подготовки сотрудников. Составление текста оповещения сотрудников

форма группового обсуждения деловых (служебных) вопросов, основным элементом которой является

дискуссия.

обсуждают вопросы повестки, принимают по ним решения, распределяют обязанности и

согласовывают свои действия. Цель любого совещания – поиск объективного решения. Подготовка и проведение совещания с большим количеством участников, подготовка к большим совещаниям или заседаниям начинается за 1,5 - 2 недели до проведения.

рассылку приглашения по корпоративной почте. В нем должны быть указаны:

дата встречи, время начала совещания, место проведения, повестка дня. Иногда к приглашению прикладываются в электронном виде документы для предварительного ознакомления (в случае необходимости).
Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно, с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону).

имеет вид памятной записки. В других случаях, в верхней части

повестки дня может фигурировать “Уведомление о совещании”.
Уведомление о совещании всегда должно включать дату, час и место предстоящего совещания и обходной список всех тех, которыми представлено право присутствовать на совещании.
Также распространенным способом приглашения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций.

и его  подменяет заместитель или иной старший сотрудник, то секретарь

ему дублирует на электронную почту (или передает лично из рук в руки) всю необходимую документацию.

время (следует указать продолжительность совещания);
- дату и место его проведения;
-

рассматриваемые вопросы.
Подписывает приглашение руководитель.
Оповещение участников и рассылка приглашений.
Уточнение списка участников. За 5-6 дней до начала совещания секретарь проверяет список участников.

на некоторое мероприятие (выставку, переговоры, встречи, семинары и т.п.) Отличается

тем, что письмо-приглашение можно оформить не на фирменном бланке и иметь художественные украшения: рисунки, орнаменты и так далее.

дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как

одному лицу, так и нескольким одновременно.
Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.
Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

характер.
В тексте нужно: — полностью назвать мероприятие,
–

назвать повод для его проведения,
— сообщить дату, время и место события,
— указать все возможные данные для дополнительного сбора информации (контакты организатора, адрес сайта),
-если необходима предварительная регистрация
– написать, как и по какому адресу (телефону) сообщить об участниках,
— указать контактное лицо и все возможные способы связи с ним.

Генеральному конструктору
ЗАО “Электроника”
Дальнему М.А
Уважаемый Марк Анисимович!
В соответствии с планом совместных работ по созданию опытного образца изделия “Регина” 20 января 2012 г. в 10 часов состоится установочное совещание с участием представителей заказчика и разработчика изделия. Место проведения совещания – актовый зал главного корпуса промышленного объединения “Точмаш” (г. Малоярославец, ул. Пилюгина, д. 10).
Предполагаемая продолжительность совещания – 2 часа 30 минут. Программой совещания предусмотрен обмен мнениями представителей сторон о порядке выполнения совместных работ во втором квартале текущего года, а также подписание соответствующих документов. По окончании совещания организуется бизнес-ланч, в ходе которого участники совещания могут продолжить обмен мнениями по проблематике выносимых на совещание вопросов. В связи с изложенным просим Вас сообщить до 10 января с.г. О возможности участия в работе совещания. Ответственный организатор совещания – помощник генерального директора ПО “Точмаш” Миртин Иван Эвальдович. Телефон/факс: 632-20-21,632-20-22. E-mail: mirtin@tochmash.mj.ru. Программа совещания на 1 листе прилагается.

связи – факсы или компьютерная почта. Преимущества компьютерной почты состоит

в том, что, имея текст приглашения и список на рассылку, компьютер осуществляет автоматическую рассылку приглашений, добавляя в каждое приглашение конкретный адрес и обращение к адресату.

Отправив приглашение, в списке участников совещания делают отметку о посылке письма, телефонограммы, оповещении по телефону и полученных ответах (принятие приглашение, отказ, причины отказа и т.д.)

Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов, большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким документам, прежде всего, относятся доклады или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.