Хранение документов

в соответствии с номенклатурой дел.
Принцип организации системы хранения физически обеспечивает

перевод документа из одной стадии жизненного цикла в другую. При этом так же, как и у электронного, у бумажного документа меняются свойства и применяемые к нему регламенты обработки, хранения и доступа.

факт перехода документа в новую стадию жизненного цикла «исполненный». Это

отражено в требовании соблюдения следующих правил при формировании дел: «помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы... В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики» (из ГС ДОУ).

регламенты хранения. Так, например, завершенные дела постоянного и долговременного хранения

в течение двух (или более) лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в ведомственный архив. Заметим, что сдача дел в ведомственный архив меняет регламенты хранения и доступа к документам.
Для обеспечения регламентов хранения и доступа используется механизм управления жизненным циклом документа. Для каждой стадии жизненного цикла определяется набор действий, которые применимы к документу, и круг пользователей, которым эти действия разрешены. Таким образом, при переводе документа на следующую стадию жизненного цикла применимые к нему регламенты обработки, хранения и доступа меняются автоматически.

в его физическом перемещении из одной области хранилища в другую.

Однако для удобства пользователей документ в рабочем окне АРМ может отображаться в различных папках и по мере продвижения по процессу перемещаться из одной папки в другую, например, из папки «Входящие документы" в папку «Исполняемые документы", а затем в папку соответствующего дела. При этом у разных пользователей один и тот же документ может отображаться в различных лапках. Например, один и тот же документ у исполнителя может отображаться в папке «Входящие задания», а у контролера - в папке «На контроле».

организации, составляет ее документальный фонд. На хранение в бумажный архив

организации поступают входящие документы, копии исходящих документов и документы внутреннего обращения, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела передаются в архив после завершения их в делопроизводстве.

предусмотрен положением об архиве, учет и обеспечение сохранности документов, создание

научно-справочного аппарата к документам архива и использование хранящихся в архиве документов.

и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии

в архивах тех или иных документов и их содержания.
Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) и документы постоянного хранения. Архив организации комплектуется делами постоянного и временного хранения, а также делами по личному составу.
Законодательными актами установлены предельные сроки хранения различных видов архивных документов в организациях. Так, например, документы по личному составу необходимо хранить в течение 75 лет, научную, технологическую и патентную документацию -10 лет, конструкторскую документацию - 15 лет, проектную документацию по капитальному строительству - 25 лет.

таких задач, как учет и обеспечение сохранности документов, образующихся в

процессе деятельности организации, в соответствии с установленными для них сроками хранения, а также обеспечение использования документов архива с соблюдением режима доступа к ним. Как было показано выше для электронного документооборота, выполнение этих задач в электронном архиве обеспечивается иными средствами, чем в бумажном архиве.

на единой платформе и могут иметь физически единое хранилище. Документ

в делопроизводстве и архивный документ с точки зрения электронного документооборота – это один и тот же документ на различных стадиях своего жизненного цикла. Как уже было указано выше, эти стадии различаются режимом доступа к документу, режимом его хранения, набором действий, которые с этим документов можно совершать и набором пользователей, которым эти действия разрешены.

организации документами структурных подразделений организации, а также других организаций. Комплектование

бумажного архива включает определение источников комплектования архива, определение состава документов, подлежащих приему в архив и организацию передачи документов в архив.
Комплектование электронного архива происходит иначе. Еще до момента возникновения документа в делопроизводстве его путь в архив уже заранее определен. На основе перечня документов организации и с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел определяется, в какое дело должен быть помещен документ того или иного типа и каким будет его срок хранения в архиве после завершения делопроизводства.
При переходе документа в стадию жизненного цикла, соответствующую архивному документу, к нему применяется заданная политика хранения. Таким образом, документы переводятся в архив автоматически по заранее определенным правилам, что позволяет избежать рутинного и отнимающего много времени процесса передачи документов в архив.

архивных документов, задаются политиками хранения, определяющими, сколько времени в архиве

организации должен храниться документ того или иного типа. В случае, если срок хранения задается для типа документа, он привязан не к календарному сроку, а к переходу в определенное состояние жизненного цикла - например, документ может храниться в течение пяти лет после перехода в стадию «архивный документ».
В политике хранения также можно указать, на основании какого нормативного акта установлен срок хранения документа. Это позволяет при изменении нормативной базы сделать выборку всех документов, сроки хранения которых должны измениться. Уничтожение архивных документов по истечении срока хранения может быть настроено как автоматически, так и с подтверждением уполномоченным сотрудником.

течение срока их хранения, является применение промышленной системы адресного хранения

содержания ЕМС Сеntега, которая обеспечивает подлинность и неизменность содержимого с помощью уникальной технологии «отпечатка пальца», предотвращающей возможность изменения или перезаписи содержимого.

руководства, структурных подразделений, а также других организаций о наличии в

архиве тех или их документов и их содержания. Информирование осуществляется путем выполнения запросов, возможность выполнения которых обеспечивает научно-справочный аппарат к документам архива. Поисковый аппарат электронного архива предоставляет по сравнению с традиционным гораздо более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов.

структурного, хронологического, номинального (по видам документов), корреспондентского, географического и авторского.

Схема систематизации документов строится в основном на сочетании двух основных признаков. Например, сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.
При выборе признаков группировки дел в пределах подгрупп учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации. При этом приходится выбирать определенный набор признаков, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных документов архивного фонда.

документы могут группироваться по произвольному набору признаков, поисковые возможности в

электронном архиве лишены вышеописанных ограничений. Информационно-поисковый аппарат электронного архива может базироваться на таких элементах системы делопроизводства, как номенклатура дел и справочники-классификаторы корреспондентов, структурных подразделений, названий и видов документов, авторов и Т.д.

Осуществляя поиск на уроне дел, пользователь может затем перейти к

документам, вошедшим в данные дела. Поиск информации на уроне документов можно осуществлять по произвольной комбинации полей регистрационной карточки документа, основными из которых являются автор (корреспондент), вид документа, дата, регистрационный индекс, заголовок, резолюция и отметка об исполнении. Кроме того, для поиска документов в архиве можно применять полнотекстовый поиск, что существенно расширяет возможности выполнения запросов. Результаты поиска предоставляются пользователю на экране с возможностью перейти к тексту соответствующих документов. Важно отметить, что при выдаче результатов поиска учитываются права доступа к документу.
Система предоставляет пользователю в качестве результата поиска только те документы, доступ к которым ему разрешен.