Рекомендации по работе с документами в образовательном учреждении

рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»
Государственный стандарт РФ

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. №65-ст).
Положения общеобразовательных учреждений об организации делопроизводства

управленческой деятельности образовательного учреждения
Прием и регистрация документов
Контроль за сроками исполнения

документов
Составление номенклатуры и формирование дел
Подготовка документов к передаче в архив
Приложения (в количестве 24)

к оформлению реквизитов документов
Требования к бланкам документов

Классификация документов
Требования к оформлению документов
Организация документооборота
Номенклатура дел
Отбор документов
Требования к хранению

и применению печати
Перечень документов школы, подлежащих утверждению директором

№03-51/64 предлагает Примерную номенклатуру дел
Примерная номенклатура дел является основой для

составления номенклатуры дел конкретного общеобразовательного учреждения, способствует правильному формированию дел, служит унификацией ведения делопроизводства, ускоряет процесс обработки документов для передач их в архив
В номенклатуре дел общеобразовательного учреждения отражаются все документы, возникающие в делопроизводстве школы, в том числе и не предусмотренные Примерной номенклатурой дел.

учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам,

производится классификация документов.
Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки и распределения исполненных документов в дела, индексации дел, определения сроков их хранения.
Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.
При формировании дел требуется определять состав документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов и документов, подлежащих возврату, не допускается.
Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела.

учебно-воспитательная работа
03 – кадры
04 – финансово-хозяйственная деятельность
05 – медицинская документация
06

– охрана труда и техника безопасности
07 – пожарная безопасность
08 – электробезопасность
09 – документы по гражданской обороне и действиях в чрезвычайных ситуациях

Г. №03-51/64)
______________________________________________________________________

(название вышестоящей организации)
______________________________________________________________________
(наименование учебного заведения)

Дело N_____
_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________ (заголовок дела)

Начато: ______________ 200 ____г.

Окончено: ___________ 200 ____ г.

На __________ листах

Хранить _____________________

исполненные документы;
документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями

(запрещается подшивать в дела черновики, проекты документов и пр.);
в дело включается один экземпляр документа;
приложения помещают вместе с основными документами;
документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
в деле группируются документы одного календарного года.
Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.
Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет, в первую очередь, руководитель образовательного учреждения, который может делегировать эту функцию сотрудникам (заместителю, секретарю)

приеме на работу;
направление или представление;
анкета;
листок по учету

кадров;
автобиография;
документы об образовании;
аттестационный лист;
выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (в ред. Постановления Правительства РФ от 06.02.04 г. №51)
Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.03 г. №69)