Технология работы с документами

в руки барышни регистраторши, которая распорядилась ею по обычаю: провела

вместо входящего по исходящему и затем немедленно ее куда-то засунула, так что анкета как в воду канула." М.А.Булгаков "Похождения Чичикова"

Ситникова П.Э., Шелудько Л.В., кафедра ИТМ

связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в

единой для всей организации службе или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранений дел и др.), что позволяет значительно повысить качество их обработки..(применяется в небольших фирмах или организациях)
Децентрализованная: все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях организации, т.е. делопроизводство каждое функциональное подразделение ведет самостоятельно. (применяется в организациях территориально отдаленных от головной)
Смешанная: одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются в одной из служб ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся в других функциональных подразделениях. (применяется в крупных организациях со значительным объемом обрабатываемой документации)

момента их получения или создания до завершения выполнения решений по

ним, отправки или сдачи в дело.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

документов.
Документопоток исходящих документов – информация, направляемая во внешний мир.
Суммарное количество

входящих документов и созданных организацией за определенный период составляет объем документооборота

его создания или получения путем присвоения документу уникального регистрационного номера

(индекса документа) и записи сведений о нем в регистрационный журнал

Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует.

сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

обеспечения возможности ведения контроля

исполнения документов;

обеспечения поиска документов в информационно-справочных целях.

названия вида документа, его автора и содержания.
Например, отдельно регистрируются

приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки

один раз
все документы регистрируются только в одном месте (в

журнале, на карточках и т.д.)
все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии

входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

совещаниях, конференциях и их программы;
прейскуранты;
печатные издания (книги, журналы, газеты);
телеграммы;
научные отчеты

по темам;
поздравительные письма и пригласительные билеты;
бухгалтерские документы;
письма, присланные в копии для сведения.

индексации, основу которой составляет порядковый номер документа Регистрационный номер документа, как

правило, состоит из следующих элементов:

шифра организации в министерстве или ведомстве

номера дела, в который помещается документ или его копия

порядкового номера документа в регистрационном журнале

форма используется в том случае, когда в организацию поступает не

очень большое количество документов
Карточная форма является более удобной. При такой форме регистрации запись необходимый данных о документе производится в регистрационную карточку.

правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа

с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа. Далее производится запись о документе в регистрационный журнал для регистрации входящих документов или регистрационно-контрольную карточку
Дата поступления документа проставляется в начале каждого рабочего дня. Дата регистрации является основным источником для выдачи справочной информации.

в левой части листа под постоянными реквизитами бланка на специально

отведенном на бланке месте.

документов на регистрационные карточки могут наноситься цветные маркировальные полосы по

верхнему краю, с боку или по диагонали.

наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа.

2. Наименование вида документа: заполняется в соответствии с наименованием вида документа.
3. Дата документа: записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа.
4. Регистрационный номер документа: переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа.
5. Дата поступления: переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
6. Регистрационный номер поступления: номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа): переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.
8. Резолюция: переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.
9. Срок исполнения: проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.
10. Отметка об исполнении документа: переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.
11. Номер дела: переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.