Автоматизация офисной деятельности

заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными

звонками и приказами), а лишь дополнить ее.
Совместное использование этих систем обеспечивает рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис

не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также

потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

как внутри организации, так и с внешней средой на базе

компьютерных сетей других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем.

дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ.

Улучшение и ускорение

принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе

фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне.
Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.
Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Основные компоненты:

таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции

и пр.

Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

создания и обработки текстовых документов.
Регулярное получение подготовленных с помощью

текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Текстовый процессор

пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения.
Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция.
Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Электронная почта

электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на

клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон.

Также по телефону вы получаете присланные сообщения.

Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме.

Аудиопочта также реализуется в сети.

Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

автоматизированной офисной технологии.
Без знания основ технологии работы в нем

невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности.
Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.

Табличный процессор

данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные

группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

качественное оформление табличных форм представления данных;

многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации.

Менеджер

(или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры.

Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты.

Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Электронный календарь

других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их

собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

определенную проблему.

Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз

больше, чем аудио- и видеоконференций.

Компьютерные конференции

на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных

на экране монитора.

Телеконференция

Хранится не сам документ, а его образ (изображение), причем хранится

в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройстваоптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера.

Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер.

Хранение изображений.

и реализовывалась раньше на основе микрофильмов. Созданию данной технологии способствовало

появление нового технического решения - оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

подразделениями фирмы.

Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная

связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам.

Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Аудиоконференции

применением видеоаппаратуры.

Их проведение также не требует компьютера.

В процессе

видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников.

Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Возможность привлекать к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Видеоконференции

коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь

вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Факсимильная связь