Лекция: ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДИСЦИПЛИНА Документационного

органах»

в архив.
У ч е б н ы е в

о п р о с ы:

№ 67

ЗАКОН ГОРОДА МОСКВЫ ОБ АРХИВНОМ ФОНДЕ МОСКВЫ И АРХИВАХ
 
(в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N 13, от 28.01.2004 N 3, от 11.11.2009 N 5, от 09.11.2011 N 51, от 13.06.2012 N 23)

федеральных органах исполнительной власти// Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от

15 июня 2009 г. N 477

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования, утв. постановлением Госстандарта СССР от 17.07.1972 № 1411 (с изм. № 1 от 13.10.1982).

хранения со сроком хранения свыше 10 лет;
документы временного хранения

со сроком хранения до 10 лет включительно;

В процессе исполнения

Исполненных
документов

Личного происхождения

Организации (учреждения)

настоящих решениях и
видах деятельности (как части корпоративной памяти)
сохранение

доказательств прошлой и настоящей деятельности
для соблюдения обязательств отчетности

сохранение доказательств прошлой и настоящей деятельности
для соблюдения обязательств отчетности

Обеспечивает

это процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения

экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.

действиях налогового органа
обеспечивают доказательство и информацию
о взаимодействии налогового органа

с юридическими
лицами и гражданами

документально фиксируют права и обязанности
налогового органа, отдельных лиц и организаций
используются для создания «памяти» о налоговом органе в
научных, культурных или исторических целях

содержат доказательство и информацию о деятельности,
представляющей интерес для внутренних и внешних
заинтересованных лиц

октября 2000 г.)

5

6 октября 2000 г.)

6

6 октября 2000 г.)

7

осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов
Государственный архив

Распоряжением правительства РФ о создании Государственного архива РФ (ГА РФ)

на базе Центрального государственного архива Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления (ЦГАОР СССР) и Центрального государственного архива РСФСР (ЦГА РСФСР).

МОСКВЫ И АРХИВАХ
 
(в ред. Законов г. Москвы от 12.03.2003 N

13, от 28.01.2004 N 3, от 11.11.2009 N 5, от 09.11.2011 N 51, от 13.06.2012 N 23)

архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
учет и

обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов РФ.

Архив организации

Архив предприятия может функционировать на правах:
1.Самостоятельного структурного подразделения.

2. Структурного подразделения в составе службы ДОУ предприятия.

вопросу или участку деятельности, помещенных отдельную обложку и имеющих единые

сроки хранения.

номинативный (по разновидностям документов).
авторский (по авторам документов дела)
корреспондентский (по названию корреспондента)
предметно-вопросный (группируются документы по одному вопросу)
географический (по территориальному расположению корреспондентов)
хронологический.

что примерно составляет 250 листов. Если количество листов документов, включенных

в дело, превышает этот предел, дело делят на несколько частей - томов. Точное количество частей может стать известным только по окончании делопроизводственного (т. е. календарного) года.

9

организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

10

ПРЕДНАЗНАЧЕНА

группировки исполненных документов в делах

систематизации и учета дел

определения сроков хранения и учета дел

Составление описей дел постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения

ЯВЛЯЕТСЯ ОСНОВОЙ ДЛЯ:

Учета дел временного ( до 10 лет включительно) хранения

носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел для

организаций, на которые распространяется

ТИПОВАЯ НД
- нормативный документ, составляется для однотипных организаций и устанавливает:
типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ НД - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году

10

УТВЕРЖДАЮ
профессиональному образованию Председатель комитета по
Администрации Новосибирской начальному профессиональному
области образованию
_________Я.Я. Боргено …………………………………………………………….Дата
Примерная номенклатура дел
профессиональных училищ и лицеев

с 1 января
следующего года
СОСТАВЛЯЕТСЯ И
СОГЛАСУЕТСЯ ЗАНОВО в

случае коренных изменений
функций и структуры организации

УТВЕРЖДАЮ
________района, города, мэрии Глава администрации
_____района, города
____Инициалы, фамилия
Подпись
СВОДНАЯ _____________________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Дата
30.12.1999 №01-00
на 2000 г.

АРХИВ

научного использования;

Оформление дел;

Составление описей дел постоянного и временного

(свыше 10 лет) сроков хранения;

Обеспечение их сохранности;

Передача дел в архив организации.

14

СОДЕРЖАНИЕ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

Российской Федерации",

Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утв. Указом Президента

РФ от 17.03.1994 № 552 (в ред. от 19.11.2003 г.);

типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России[1] и органов управления субъектов Российской Федерации в области архивного дела (Государственная система документационного обеспечения управления (1988 г),

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (1995 г.)

Основные правила работы архивов организаций (2002 г.) и др.).

Нормативно-правовая база для экспертизы ценности документов

на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе

принятых критериев.

Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Архивохранилище - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторических и/или логически связанных между собой.

13

на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения

документов и отбора их на постоянное хранение

Экспертиза ценности документов
в организации проводится

В делопроизводстве
при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

В АРХИВЕ
в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение

организациях
ЦЕНТРАЛЬНАЯ ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ
В Министерствах и ведомствах
ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНЫМИ КОМИССИЯМИ

В архивных

учреждениях

документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы ДОУ совместно с

ЭК под методическим руководством сотрудников архива организации.
В процессе экспертизы производится:
отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
проверка качества номенклатуры дел, правильности установления сроков хранения документов.

постоянному хранению в государственных архивах;

документы, подлежащие временному хранению (свыше

10 лет) в архиве организации;

документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней

описи документов;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Допускается:

не проводить систематизацию документов в деле;
не нумеровать листы дела,
не составлять заверительные надписи.

дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет)

хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает: - подшивку или переплет дела; - нумерацию листов дела; - составление листа-заверителя; - составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).  [13] Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается: - не проводить систематизацию документов в деле, - не нумеровать листы дела, - не составлять заверительные надписи.[14]

органах»