РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования

к оформлению документов".
Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

на вопросы:

Назовите дату введения ГОСТ Р 6.30 – 2003.
Назовите область

распространения стандарта.
Что устанавливает стандарт?
Что такое формуляр документа?
Что такое реквизит?

ЗАДАНИЕ 2.
Укажите реквизиты документа

с нанесенными на нем постоянными реквизитами, предназначенный для составления документа

по определенной форме.

документов с таблицами
Поля документа: 20 мм – левое (30-35);  10 мм –

правое;  20 мм – верхнее (10-15);  20 мм – нижнее (10-15); колонтитул – 1 см.

Угловое

от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.
ФЕДЕРАЛЬНАЯ

АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД )

письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,

02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д.7а
Тел. 923-00-54, факс 923-23-60
ОКПО 02842708
______________ N ______________   +                   +
На N _________от ______________

документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает

реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
ОКУД
ПРИКАЗ
___________________ N _______________      +              +
Москва
+                   +

18 … 15, по центру (левому краю); 
отступ первой строки абзаца

1,25;
межстрочный интервал 1,5 (1,2 или 1).

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания

имеющих право приводить изображение герба на бланках своих документов.
Бланки документов

с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации подлежат учету.
Гербовые бланки изготавливают только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности.
Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и

серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- дата поступления;
- номер сопроводительного документа;
- наименование организации - поставщика гербовых бланков;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
- расписка в получении;
- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

форме.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на

подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.
Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи.

Изображение герба размещают на бланках в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием организации (реквизит 06)

документов изображения герба субъекта РФ определяется нормативными актами органов государственной

власти республик, автономных областей, округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга.
Гербы городов, автономных округов, районов РФ размещаются на бланках документов органов представительной и исполнительной власти муниципальных образований в соответствии с нормативными актами территориальных единиц.

знак – символы, признаки, придающие эстетический вид бланку, дающие представление

об адресанте, помогающие потребителю отличить товар или услугу производителя.
Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации)
Размещают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 06) слева.

классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Реквизит служит для ускорения передачи документированной

информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок при передаче данных.
Код является элементом электронной идентификации документа.

05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (обяз)

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица выдается налоговыми органами.
ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код. Основной государственный регистрационный номер указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (обяз)

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) выдается налоговыми органами.

справочными данными организации (реквизит 09)
05 – Основной государственный регистрационный номер

(ОГРН) юридического лица

06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)
ОКУД предназначен для обеспечения учета и

систематизации унифицированных документов с целью сокращения количества применяемых форм документов.
Код состоит из 7 знаков и контрольного числа: Устав – 02112312: 02 – класс формы; 11 – подкласс форм; 231 – регистрационный номер; 2 – контрольное число

количества применяемых форм;
исключение из обращения неунифицированных форм документов;
обеспечение учета и

систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
контроль состава документов и исключение дублирования информации;
рациональная организация контроля над применением унифицированных форм документов.

Автором документа может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное

лицо. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенно, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Сокращенное название организации указывают, если оно закреплено в учредительных документах организации.

языках и располагают ниже или справа от наименования на государственном

языке РФ.

об организации, важные при информационных контактах.
Располагают справочные данные ниже реквизита

наименование организации.
Справочные данные об организации включают в себя:
почтовый адрес;
номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, адрес веб-страницы организа­ции в сети Интернет, номер счета в банке и т. д.);
код по ОКПО; ОГРН; ИНН/КПП;
код по ОКУД.

изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать

видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД
Вид документа определяется его назначением и содержанием.
В письме наименование вида документа не указывают.
Название документов печатается большими буквами: ПРИКАЗ, АКТ, ПРОТОКОЛ и т. д.
Расположение реквизита – продольное или угловое.

регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных данных об организации, но

выше ссылки на инициирующий документ.
На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ­ограничительные отметки.
Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры – на год. При этом буква «г.» после цифр не ставится.

письмо, правильным будет указать сначала вид документа, далее его дату

и номер, а в конце – заголовок
Датой для большинства документов является
дата подписания или утверждения (приказ или служебное письмо),
для протокола — дата заседания, принятия ре­шения,
для акта — дата события.
Если авторами документа являются несколько организаций, то документ дол­жен иметь одну (единую) дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последова­тельности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: 05.01.2013, 25 янва­ря 2010 г. Если обозначение дня месяца состоит из одной цифры, перед ней ста­вится ноль.
В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрации

подлежат все документы, создающиеся в организации и поступающие из других организаций и от частных лиц.
Исключение составляют документы, не подлежащие регистрации в соответствии с перечнем, который должен входить в Инструкцию по делопроизводству.

включен в информационный массив предприятия, находится под контролем и ответственностью

предприятия.
Регистрационный номер письма состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, например, 01-39/64, где 01 – индекс управления ­делами, 39 – номер дела по номенклатуре, 64 – порядковый номер документа.
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел и распорядительных документах организации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в до­кументе.

на регистрационный номер и дату инициирующего документа проставляется в специально

предусмотренные для этого на бланке письма отметки: «На № _________ от _________».

Реквизит размещают ниже регистрационного номера документа

(номера и даты) повысит оперативность работы.
Указанный реквизит включает регистрационный номер

и дату документа, на который дается ответ.
Этот реквизит оформляется только в исходящих ответных документах.
Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем вы­ражения типа: "На ваше письмо от... № сообщаем…".

указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам

"Наименование организации" и "Справочные данные об организации".
Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и этот реквизит включает только общепринятые сокращения.
Место составления документа не указывается, если оно включено в состав наименования организации.

«Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации –

автора документа.
При продольном – для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки.

или физические лица. От этого будет зависеть состав указываемых в реквизите

сведений:
инициалы указываются перед фамилией должностного лица и отделяются от нее одним пробелом, при адресации имя человека всегда пишется в дательном падеже;
наименование организации или ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже;
иногда в реквизит «Адресат» включают почтовый адрес получателя письма.
Адрес располагают ниже наименования получателя. Элементы почтового адреса:
улица,
номер дома,
офис или квартира (в случае наличия в адресе),
населенный пункт (обычно это город),
могут указываться район и область,
может стоять наименование страны,
почтовый индекс пишется в обязательном порядке.

государственной власти и управления (Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской

Федерации, в Государственную Думу и др.),
в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения, представительства)
постоянным корреспондентам.

специально издаваемым документом.
Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Уставы, положения,

регламенты, штатные расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, акты, протоколы приобретают юридическую силу только после их утверждения.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

УТВЕРЖДАЮ  Генеральный директор ЗАО "Термика"  Личная подпись             А.Г. Цицин  15.04.2009

из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек),
наименования долж­ности лица, утверждающего документ,

его подписи,
инициалов, фамилии и даты утверждения
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоко­лом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в тво­рительном падеже, его даты и номера.
В реквизите "Гриф утверждения" документа элементы либо располагаются флаговым способом, либо центрируются относительно самой длинной строки.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроиз­водству организации.

пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает должности и

фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату
Резолюция пишется от руки на подлиннике документа на свободном месте между адресатом и текстом.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регист­рационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

а потому он не может быть слишком длинным (не более пяти

строк) через один межстрочный интервал.
Заголовок располагают ниже реквизита «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов).

и должен быть максимально кратким и точ­ным. Он согласуется с

наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы: "о чем?", например: приказ "О создании экспертной комиссии"; "чего?", например: протокол "Собрания трудового коллектива". Заголовок формулируется, как правило, с помощью отглагольных существитель­ных в предложном падеже ("Об отмене...", "О выделении...", "О назначении...").
Заголовки печатают с прописной буквы без кавычек и не подчеркивают.
Заголовки располагают от левого поля листа. Если длина заголовка превышает 150 знаков, его допускается печатать от левого до правого поля через 1 межстрочный интервал и переносить на следующую строку. В конце заголовка точка не ставится.
Заголовок составляется к любому документу формата А4, кроме телефоно­грамм, телеграмм, извещений.
К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок можно не составлять.

сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его исполнения с

целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Отметка о контроле исполнения документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".
Располагается в правом верхнем углу документа.

убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно Структура

письма, как правило, содержит две части: вводную и основную.
Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма, и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо). Вводная часть может начинаться словами:
В связи с тем что…;
Ввиду поступления с большим опозданием…;
На основании приказа от… №…;

располагается сразу после текста перед подписью через два–четыре межстрочных интервала.

. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

документ.
Если документ оформлен на бланке, то используется сокращенный вариант

должности (без упоминания наименования предприятия, например, генеральный директор).
Если документ оформлен не на бланке, то должность должна включать:
наименование предприятия;
личную подпись
расшифровку (инициалов с фамилией).
Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой.

лицом состоит из:
слова СОГЛАСОВАНО;
должности лица, с которым согласовывают документ (включая

наименование организации);
личной подписи;
расшифровки подписи (инициалы, фамилия);
даты согласования.
Зона для реквизита "Гриф согласования" размещается в нижней части листа (под реквизитом "Подпись") " или на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом на документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".

согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа.
Согласование документа

оформляется визой, включающей:
должность и подпись визирующего документ;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату подписания.
При наличии замечаний выше подписи в краткой форме излагается замечание или делается пометка: "Замечания прилагаются". Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования, хранения и уничтожения

печатей и штампов», которое утверждено приказом генерального директора.

для придания ей юридической силы.
При заверении соответствия копии документа подлиннику

ниже реквизита "Подпись" проставляют:
заверительную надпись "Верно";
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

фамилию (или полностью имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и

номер его телефона.
Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем.
Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается ­ уменьшенным кеглем 10.

дело обяз
Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело

для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка об исполнении документа включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;
слова "В дело";
номер дела, в котором будет храниться документ;
личную подпись исполнителя;
дату исполнения.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ.

проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.
Результаты исполнения

могут формулироваться следующим образом: "На­правлен ответ, дата, №", "Дан устный ответ", "Учтено при составлении заявки", "Вопрос решен по телефону" и т. п.

номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и

минуты).
Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа.
Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего документа в нижнем правом углу

делается, если документ вводится в память компьютера. В отметке указывают

полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и его расширение.