Stepping Stones to Effective Business Presentation Building a Strong Foundation

into account the audience is the same as to write

a love letter without an addressee.

It is important what they hear but not what you say!

There are no stupid listeners. If somebody didn’t understand something, you didn’t manage to make it clear.

what you are going to tell them Tell them Tell them

what you have told them

information can I find on the topic? 2. What can I

say on the topic? 3. What cannot my presentation do without?

If you cannot say it in one sentence, you cannot deliver it in one hour.

по этому поводу. Но вот один из покупателей дал дельный совет:— Сразу и не ясно, чем

тут торгуют, — сказал он, — ты бы хоть вывеску повесил, чтобы всякому было ясно: здесь продают свежую рыбу. «Дельная мысль», — решил торговец и водрузил вывеску: «Здесь продается свежая рыба».— Тю, — сказал следующий покупатель, — что ты чепуху пишешь? «Здесь»! Понятно, что здесь, а не там. «Логично», — решил торговец и стер иероглиф «здесь». — Продается свежая раба, — пробурчал следующий покупатель. — Понятно, что продаешь, а не даришь… «И то правда», — решил торговец и убрал иероглиф «продается». — Ха, «свежая рыба», — усмехнулся следующий покупатель. — Хотел бы я посмотреть на продавца, который о своем товаре сказал бы, что он несвежий. «Действительно», — подумал торговец и убрал иероглиф «свежая». — Рыба! — посмеялся следующий покупатель. — Даже если бы я был слеп, мой нос за квартал мне сказал бы, что ты тут торгуешь рыбой! «Совершенно верно», — согласился торговец и убрал иероглиф «рыба». И снова на лавке торговца рыбой не было вывески.

similar, and pie-diagrams make you think about a dessert 
Eye-contact

Space-Usage

Voice

of the audience

5. A question/Chain of questions


6. An amazing

fact


7. A story/personal anecdote


8. An interesting quotation


9. Discussing the topic of the presentation and its title


10. Giving the audience a problem to think about

a resume telling people where in their hand-outs they can

find relevant information
Answer the questions
Let people know how much time is left for questions
Be in charge of the process
If there are too many questions suggest answering them after the presentation
Establish a bond with the future
Tell people where they can receive more information
Tell them where and how they can get in contact with you
Tell them how their life will change when they use your idea/product

делают всю работу за Вас!
Использование графиков более эффективно, чем набор

цифр
Графики и текст лучше представлять простыми цветами – красный, синий… НО максимум цветов для текста – 2 (чтобы выделить важные моменты)!
Общая цветовая гамма презентации не должна превышать 3 основных цветов.
Использовать только светлый фон для слайдов и только одного стиля!
Минимум анимации – это отвлекает слушателей от Ваших слов
Текст желательно располагать со смещением влево – в программировании обычно текстовые поля слева, управляющие кнопки справа – оптимальная психомоторика пользователя
Использовать только один шрифт для презентации – Arial, Verdana, (Times New Roman – нежелательно, т.к. плохо для чтения и восприятия)
Не нужно много пунктов информации – большая смысловая нагрузка на аудиторию
Информация должна быть читабельной! Делайте пробелы между пунктами.

самые существенные; будьте кратки, будьте точны.

Дизайн: ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ для заголовков

или чтобы выделить что-то особенно важное; жирный шрифт – для подзаголовков; строчные буквы для основного текста; 30 букв или цифр на строчку; 6-8 строчек на слайде.

Логический переход, затем смена слайда.

Большинство докладчиков сначала меняют слайд, а потом произносят слова, которые служат логическим переходом к нему. В этом случае присутствующие не знают, читать ли им то, что изображено на слайде, к которому не обращались, или слушать что говорит докладчик. К сожалению, когда докладчик использует слайд как шпаргалку, он тратит больше времени на разглядывание слада, чем на общение со слушателями. Чтобы достигнуть нужного эффекта, слова и слайды должны действовать одновременно: то, что мы слышим, должно подкреплять то, что мы видим, а то, что мы видим, - подтверждать то, что мы слышим. Устный логический переход выполняет функцию смыслового мостика от одного слайда к другому.

обсуждение предыдущего слайда. «Как мы только что видели, США имеют

огромный потенциал для банка J.J. Ltd»
Сохраняйте зрительный контакт, озвучивая переход к следующему слайду. «Но сможет ли компания проникнуть на рынок США? На самом деле непреодолимых барьеров не существует».
Сохраняйте молчание, пока меняете старый слайд на новый. Зафиксируйте на нем взгляд. Восстановите зрительный контакт, начав рассказывать о новом слайде: «Здесь перечислены уже известные вам барьеры и рекомендации по их преодолению».

Сохраняйте молчание, пока меняете старый слайд на новый.

Если вы продолжаете говорить, пока меняете слайды, это создает неразбериху. Вы пытаетесь одновременно выполнять слишком много разных задач. В большинстве случаев необходимо разорвать зрительный контакт с аудиторией, чтобы проконтролировать свои действия. И получается, что вы говорите, обращаясь к слайду или проектору, и забываете о слушателях. Гораздо лучше сохранять зрительный контакт с аудиторией до конца предложения. Затем в тишине поменять слайд. В этом случае вы сможете полностью сосредоточиться на каждой задаче. Не бойтесь тишины во время смены слайдов. Помните, что вы создали для них логический переход и они не откажутся от нескольких секунд тишины, чтобы поразмыслить, что появиться на экране дальше.

оси справа… на горизонтальной оси внизу…
Объясните, что и как вы

выделяли: обратите внимание на 3 цвета. Желтый означает…
Объясните идею диаграммы: обратите внимание на тенденцию, которая выражена диагональной линией из нижнего левого угла в верхний правый.
Отметьте, к каким выводам можно прийти на основе данного слайда: следовательно, рынок высоких технологий является достаточно привлекательным.
Сделайте логический переход к следующему слайду: теперь посмотрим, чего нам следует опасаться.

6. Если в промежутке между показом слайдов вы намерены сделать подробное отступление, выключите проектор.

слова, на тон, которым он задается, постарайтесь понять соображения и

обстоятельства, которыми вопрос мог быть вызван, - все это имеет значение. Определите действительную цель заданного вам вопроса:

Это мнение, замаскированное под вопрос
Это проверка ваших знаний
Может быть автору действительно важна информация
Будьте терпеливы и выслушайте вопрос. Обычно, когда задают вопрос, в нашем сознании словно включается метроном: Есть ли у меня ответ? Или нет? Есть ли у меня ответ? Или нет? И, если он есть, мы начинаем торопиться. Этого делать не нужно. Почему?
Зачастую, произнося вопрос, человек сам на него отвечает.
Ключ к ответу, возможно, содержится в том, как сформулирован вопрос.
Иногда вопрос не является собственно вопросом.

Вы не обязаны знать всего и даже всего по теме презентации. Вы имеете полное право не только не знать чего-то, но и прямо заявить об этом. И не нужно смущаться и извиняться. Аудитория скорее простит презентатору некомпетентность, чем слабость.

Если вы хотите, чтобы вопросы продолжали поступать, а их тональность была неагрессивной, никогда не наказывайте за вопрос – недовольное выражение лица, фразы «у вас устаревшие данные» или «у вас непроверенные источники информации».

благодарить за вопрос словами или просто взглядом, делать комплимент задавшему

вопрос, высоко оценивая его компетентность, оригинальность взгляда на проблему, эрудированность и т.д.

Оценивать вопросы.
Какой необычный вопрос!
Вы задаете очень актуальный вопрос!
Какой неожиданный вопрос!
Оригинальный вопрос!
Сильный вопрос!
Это вопрос, который я меньше всего хотел услышать!
Вы задаете жесткий вопрос!
Ваш вопрос с подковыркой!
Ваш вопрос скорее не вопрос, а протест!
Типичная ошибка – давать ответ только задавшему вопрос. Получив вопрос, отвечайте всему залу. Поддерживайте зрительный контакт с залом, старайтесь по выражениям лиц и реакциям почувствовать, всем ли понятно то, о чем вы говорите.

Отвечайте только на вопросы. Главное, чего не следует делать – это не принимать бой. Не ввязывайтесь в перепалку. Не давайте ответ на суждения или выражения сомнения. Попросите от имени аудитории и себя лично сформулировать именно вопрос, а не суждение. Не дайте «заразить» себя враждебностью, сарказмом – чем угодно.
Попросите повторить вопрос, сформулировать его иначе. Вы можете спросить: Правильно ли я вас понял, что вопрос заключается в следующем…»

с этого слова,
задавший вопрос уже слушает вас скептически. Это

будто закрывает его уши, и он не слышит важных вещей,
о которых вы говорите дальше. Но как быть? Начать со слова «да». А потом? Давайте перенимать женские уловки. Женщины – весьма успешные коммуникаторы. Допустим, некий мужчина добивается близости с некоей женщиной. По неким своим соображениям женщина не склонна уступить, однако хочет, чтобы мужчина продолжил ухаживания. Как грамотно ответить такому мужчине, если в условиях задачи сказано, что первое слово должно быть «нет»? Правильно, «Нет, не сейчас», «…не здесь», «…не так» и прочая и прочая и прочая. Заметьте, ее «нет» относится не к сути предложения, а к обстоятельствам. Так и мы, отвечая на неудобный вопрос, естественный ответ на который – «нет», должны привыкать начинать со слова «да». Но слово это будет относиться не к сути, а к обстоятельствам. А потом можно начинать разбираться. Например:

1. - Вы что, алкоголик?
- Да, у меня действительно цвет лица, из-за которого можно так подумать. На самом деле у меня просто кровеносные сосуды расположены близко к поверхности кожи. Вот и создается такое впечатление. Зато я не краснею.
2. - Правда, что вы сидели?
- Да, я не удивляюсь вашему вопросу. Мои политические конкуренты постарались, чтобы такой слух распространился как можно шире. Хотя если есть у нас в стране справедливость, то сидеть должны они.
3. - Ваша компания «провалила» тендер. Кто-нибудь понес наказание?
- Да, вы правы. Всякая уважающая себя компания должна делать выводы из каждого проигрыша, чтобы в перспективе победить. Однако в нашем случае заказчик предпочел работать со старым, хорошо известным партнером. Разве здесь может идти речь о вине и наказаниях?
4. - Нововведения, о которых вы говорите, вряд ли нам помогут. Есть у вас другие варианты?
- Да, на первый взгляд эти перемены не кажутся радикальными. Но давайте разберем последствия только по первому пункту. Смотрите…
Ну и так далее. С остальным разберетесь сами.

challenge. Concentrate too hard on your English and you get

facts wrong.

TASK
If you have problems during your presentation, don't panic. Pause. Sort out the problem and
continue. Here are the eight most common problems people face. Match what you think with
what you say:
WHAT YOU THINK WHAT YOU SAY

Notice how some of the words are stressed in each phrase. Repeat the phrases until you feel
comfortable saying them.

a. So, let's just recap on that.
b. So, basically, what I'm saying is this . . .
c. Sorry, what I meant is this . . .
d. Sorry, I should just mention one thing.
e. So, just to give you the main points here . . .
f. Sorry, let me rephrase that.
g. Sorry, what's the word I expression?
h. Sorry, perhaps I didn't make that quite clear.

1. I've got my facts wrong!
2. Too fast! Go back.
3. I've forgotten to say something!
4. Too complicated! Make it simple.
5. I'm talking nonsense.
6. How do you say this in English?
7. Wrong! Try again.
8. I'm running out of time!

- talking to you about - telling you
- showing you
- reporting on
- taking a look at
So, I’ll start off by
- filling you in on
- bringing you up-to-date on
- giving you an overview of
- making a few observations about
- outlining
And then I’ll go on to
- highlight what I see as the main
- put the situation into some kind of perspective
- discuss in more depth the implications of
- talk you through
- make detailed recommendations regarding

of your own by completing the notes below. Then present

your introduction.

strongly recommend…

Adding reasons
Besides that…
What’s more…
In addition…

Emphasising key points
Above all..
In particular…
The

main point is…
I especially want to emphasise…
highlight…
point out…
stress…

Stressing the benefits for them
This is important for you because…
This means that you could…
Here’s what that means to you…

it will be worth it if you because…
I understand that…,

however…
I realize that…, but it would make sense because…

Getting someone to recognize advantages

I’m sure you’ll agree that…
As you are probably aware,…
You must admit that…

Questions

What would make you feel more confident about the proposal?
What alternative would you find acceptable?
What would change your mind?

Adjectives/ Intensifiers

It is crucial.
vital.
essential. It is such an important issue.
imperative. It is so very important.

situation is very different.
Let’s move on now and look at

the figures for..
The next slide shows/illustrates/portrays…
If we now turn to the…
This chart compares benefits in two countries
The upper part of the slide gives information about…
You can see here the development over the past year
It’s a fairly typical growth
The vertical/horizontal axis of this graph shows /represents/highlights
Let’s take a closer look at…
Let’s consider…
I’d like us to focus our attention on…
I’d like to point out
I’d like to draw your attention to…
The conclusion to be drawn from this is…
The lesson to be learned from this is…
The message/significance/implications of these is/are

to…
In brief,…
In short, …
Before I finish, let me just go

over (go back to)…
Let me summarize what I have just said…
Signaling the end
Ok, that brings me to the end of my presentation.
Right. That covers everything I wanted to say about…
So, that’s all I have to say.
Inviting questions
If you have any questions, I’d be pleased to answer them.
I would welcome any comments/suggestions.
If you have any questions, please welcome.
You are welcome with your questions.
Closing
Thanks for coming.
Thank you for your attention.
I hope this has been useful.

don’t know that off the top of my head
I think

I answered that earlier
I’m afraid I am not in a position to comment on that
I am glad you asked that
To be honest, I think that raises a different issue
I’m afraid I don’t have that information with me
Sorry I don’t follow you
Can I get back to you on that
Good point
Well, as I said…
I wish I knew
Well, as I mentioned earlier,
That’s a very good question.
Don’t get me wrong
Ok. Fair enough
Perhaps I didn’t make myself clear
Yes, I see your point
It’s something we’ve thought about a lot
That’s an accurate observation
That’s a very interesting question. Could I ask what your own view is?
You must have thought quite a lot about this. What do you think?
Anyone like to comment on that?
Has anyone else had a similar problem?
That’s a good question? But I’m afraid it’s not really my field. Mr… can you help me answer that?
If there are no other questions, perhaps we should wrap it up here. Thank you.

in the missing vowels.
In my line of work you need

to
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________

Emphasis

the following examples. 1 2

3 Our service is swift efficient and professional What’s needed now is time effort and money This is how the project is to be planned organized and managed

Match up the statements below:

1. company a. new, well designed and competitively priced.
2. project b. local, expanding and undersupplied.
The ideal 3. market is c. thoroughly researched, properly funded and well-run.
4. product d. experienced, highly motivated and well-qualified.
5. manager e. small, flexible and customer-oriented.


Match up these statements:

Tripling

Then write them down. The
first one has been done for

you as an example.

1. What / solution? Simple. Cut expenses / staffing levels / salaries.
What's the solution? Simple. Cut expenses, cut staffing levels, cut salaries.
2. What / answer? Simple. Work harder, / faster, / smarter.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3. Where / best opportunities? It's obvious. In Germany /Japan / Brazil.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4. Can we improve performance? Yes. In terms / output / turnover / profit margin.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5. What would cuts mean / this stage? Disaster! No new plant / new product / new ideas!
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6. Change / system and what / you get? Problems. / Problems / workers / distributors /
customers.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Look at the following presentation extract. Listen to how the voice
rises and fails. Notice the simple technique:

Tripling

tell you. On reliability / quality / price. That's how.
2.

Does comparative advertising / results? Of course it does. Ask IBM / Apple / Pepsi /
They'll tell you.
3. Can market leadership / achieved / computers? Sure it can. Look / Tom Watson / John
Sculley / Bill Gates / They did it.
4. How / we doing? Better than ever. The customers like us / the shareholders / the banks / !
Need I say more?

Present the points above several times, paying particular attention to stress and rhythm. Now try putting the word and before the third point in each example. This gives the third point more impact.

Tripling

work-shops which are aimed at enhancing a particular skill in

the sphere announced.

Our programs are bilingual: we speak either Russian (Ukrainian) or English. Just to your taste and choice which you can make in advance.

If a program is delivered in English, it does not automatically turn it into a language lesson. Our prime target is not the language (even though you will definitely enhance it with our assistance). The target is to form particular business skills (the so-called soft skills) using Business-language # 1 in the world as a means of training-room interaction.

«Fiх-it-Point» is stepping stones to effectiveness which we will take together with you. Every program is a step forward and a step to meet yourself at the same time, since all the necessary resources you already possess and we will be just sharing some tools which will help you to grow self-awareness and activate them.

“Fix-it-point” work-shops:

(in English)
Effective presentation
Effective telephoning
Effective Meetings
Effective Business Correspondence

(in Russian)
Effective Communication
Business Correspondence
Stress management
Emotional management

Join our stepping stones and achieve success by learning, doing and becoming!