В ебинар Как обеспечить 100% возврат первичных документов и сохранить нервы

проверках»

проверять документы контрагентов прямо в «1С»: составляем чек-лист
Как перестать выбивать

первичку у контрагентов: советы прогрессивного бухгалтера
6 способов заставить сотрудников вовремя возвращать документы
Способы контроля финансовых документов: разбираем плюсы и минусы каждого
Как работает отчет о наличии документов от контрагентов в «1С»: обеспечиваем контроль возврата первички

Продолжительность: 40-50 мин.

с финансовыми документами

может повлечь штраф, если подобное условие согласовано в договоре/соглашении, заключенном

между сторонами.

2. Если в результате не предоставления вами первичных учетных документов контрагент потерпит убытки, возможно возложение этих убытков на вас.

3. Отсутствие у вас первичного учетного документа, подтверждающего взаимоотношения с контрагентом, затруднит/не позволит взыскать с него задолженность, возникшую в результате таких взаимоотношений.

их другим документам) может повлечь сомнение в реальности соответствующих отношений

(произведенной поставки, оказанных услуг и т.п.), признание соответствующей сделки мнимой или притворной.

Примеры: Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 26.09.2018 по делу № А33-9990/2017, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 19.09.2017 № Ф09-4868/17 по делу № А60-44638/2015).

Это в свою очередь может привести к крайне негативным налоговым последствиям.

НК РФ.
Если нарушение грубое - ответственность по ст. 120

НК РФ.
Размер штрафа может зависеть от налоговых периодов, в течение которых было допущено нарушение: если в течение одного периода – штраф составит 10 000 руб., в разных – до 30 000 руб.
Если нарушение привело к занижению налоговой базы, то штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

КоАП РФ.
Должностным лицам при этом может грозить административная ответственность: штраф

на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ), если не были предоставлены первичные документы, необходимые для налогового контроля.
При грубом нарушении требований к бухучету штраф составит от 5000 до 10 000 руб.
При повторном нарушении – от 10 000 до 20 000 руб., или должностное лицо ждет дисквалификация на срок от года до двух лет.

одно или несколько условий (ч. 3 ст. 1.4, ч. 3

ст. 3.4, ч. 3,5 ст 4.1, ст. 4.1.1 КоАп РФ):
Нарушение совершенно впервые.
Нарушение не привело к материальному ущербу.
Нарушение не вызвало или не могло привести к угрозе природных или техногенных чрезвычайных ситуаций, не угрожает:
жизни и здоровью людей;
животным и растительности, окружающей среде;
памятникам истории и культуры;
безопасности России.

назначает наказание (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).

Виновный устанавливается индивидуально для каждого случая.
Обычно суд руководствуется тем, что руководитель отвечает за организацию бухучета, главный бухгалтер – за правильное ведение учета и составление и своевременную сдачу отчетности (п. 24 постановления Пленума ВС РФ от 24.10.2006 № 18).

в организации (постановление ВС РФ от 09.06.2005 № 77-ад06-2);
за ведение

учета и расчет налогов отвечала сторонняя специализированная организация (п. 26 постановления Пленума ВС РФ от 24.10.2006 № 18);
причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума ВС РФ от 24.10.2006 № 18).

должен требовать документы от контрагента.


Совет №2
Выделите приоритетных контрагентов.

договоре процесс обмена документами

Совет №2.
Свяжитесь с руководством недобросовестного контрагента

документами.

Совет №2
Запросите отсканированные копии документов.

Совет №3
Направьте письмо с просьбой предоставить

оригиналы.

Совет №4
Заполните документы вместо партнера.

предусмотренных ст. 9, 402-ФЗ:
наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, составившей документ;
содержание

факта хозяйственной жизни;
величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Документ, предоставляемые контрагентом, не принимается к учету, если хотя бы один из вышеперечисленных реквизитов отсутствует. Необходимо связаться с поставщиком и просить переделать документ.

и покупателя – учредительным документам;
товара – договору поставки;
работ (услуг) –

договору на выполнение работ, оказание услуг.
При обнаружении ошибки в наименованиях документ к учету не принимать. Необходимо еще раз запросить документы контрагента в исправленном виде.

Шаг 3. Проверка суммы НДС и цены товара с учетом НДС
При обнаружении арифметической ошибки документ к учету не принимать, связаться с поставщиком, попросить переделать документ.

при выставлении УПД
Если поставщик выставляет УПД, документ должен быть заполнен

с учетом рекомендаций, приведенных в приложениях 3 и 4 к Письму ФНС РФ от 21 октября 2013 № ММВ-20-3/96.

Шаг 5. Проверка формы накладной
Некоторые поставщики составляют товарную накладную по своей утвержденной форме. Форма накладной указана в договоре. Если в накладной заполнены все обязательные реквизиты, документ можно принимать к учету.

и инструкции.

Способ № 2
Стимулируйте и мотивируйте.

Способ № 3
Показывайте последствия в

цифрах.

Способ № 4
Воздействуйте на эмоции.

Способ № 5
Говорите, а не пишите.

Способ № 6
Взывайте к начальству.

обзор судебной практики – в «Прогрессивном бухгалтере».

Группа ВК

Электронная версия (email-рассылка

статей +PDF для печати) – бесплатная подписка.

лидер Красноярского рынка по производству и поставке питьевой артезианской воды.

Также компания предоставляет модельный ряд оборудования (кулеры, водонагреватели) и сервисное обслуживание. «Чистая вода Сибири» стабильно работает уже более 10 лет.

Проблема:
У предприятия более 12 000 клиентов. Таким количеством контрагентов обусловлен как документооборот компании – до 145 000 документов в год, так и наличие бумажного архива, занимающего около 40 квадратных метров в офисе.
Ранее бухгалтерия контролировала возврат документов от контрагентов с помощью дописанного модуля в «1С», вели реестры в программе. Но на сверки документации с контрагентами все равно тратилось много времени. Приходилось вручную искать документы в бумажном архиве.

подразделения продаж получили доступ к упорядоченному электронному архиву в базе

«1С:Предприятия 8». При этом напрямую с программой «Скан-Архив» работают только 2 человека. Они переводят бумажные документы в скан-копии сразу же при получении, после чего «Скан-Архив» распознает реквизиты или штрихкоды и прикрепляет эти копии к «1С». С момента внедрения программы в июле в электронный вид переведено около 48 000 документов.

Результаты:
Сверки с контрагентами-покупателями проходят в несколько раз быстрее.
Не нужно искать документы в бумажном архиве.
Невозвращенные документы автоматически отмечаются в базе, что позволяет избежать спорных вопросов.

поставщик сертифицированных автозапчастей на коммерческий транспорт. Компания более 10 лет

работает на рынке Тамбова и области и уже накопила в бумажном архиве около 300 000 документов: как собственных, так и от поставщиков.

Проблема
Ранее у сотрудников организации уходило много времени на сверки и бумажную работу. А каждый запрос на предоставление бумажного документа от ФНС сопровождался часами поисков в папках и запросами у контрагентов. В целом из-за большого документооборота было трудно контролировать поступление документов от сотен контрагентов. Документооборот нуждался в упорядочивании.

ООО «Белый Медведь» приняло решение приобрести программу «Скан-Архив», разработанную компанией

«ГЭНДАЛЬФ». Эта программа предназначена для контроля возврата документов прямо в «1С», быстрого доступа к их электронным копиям и массовой выгрузки при налоговых проверках.

Результаты

Настроена синхронизация с нетиповой базой «1С:Управление торговлей».
В программу перенесен бумажный архив за 2017-2018 гг.
Упрощена работа с документами: в базу внесены 2 500 единиц, и новые документы вносятся по мере поступления.
Сотрудникам предоставлен оперативный доступ к документам.
Обеспечен контроль за невозвращенными документами: программа выделяет их в «1С» цветом.

по номеру, дате,
штрих-коду
Прикрепление
в «1С»
Подготовка
к сканированию
«Скан-Архив» переводит любой бумажный

документ в скан-копию и прикрепляет ее в базу «1С:Предприятия 8».

или узнать какое решение подойдет именно вам – оставляйте заявку

на нашем сайте: scan-archive.ru