ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ И СОБРАНИЯ

находить людей, которые сами хотят делать то, что бы нам

хотелось от них.
Ганс Селье

по производственным, экономическим, научно-техническим, политическим и прочим проблемам
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Информационная

( информирование о новостях, обобщение определенных сведений)
Коммуникационная (обеспечение взаимодействия между различными подразделениями)
Оперативного реагирования (своевременное принятие мер и постановка задач по оперативным вопросам)
Контролирующая (определение состояния дел на текущий момент)
Разъяснительная (разъяснение и убеждение сотрудников по вопросам стратегии, смены приоритетов, принципов работы)

* Сейчас разница между двумя этими двумя понятиями стирается

Обсуждение и принятие решений по вопросам текущей деятельности с учетом

мнения участников. 3. Обмен мнениями и постановка задач, поручения по текущей деятельности, координация работ. 4. Проверка поручений с предыдущих совещаний. 5. Вопросы участников по текущей деятельности. 6. Прочие вопросы (например, можно запланировать заслушать отчет о проведении какого-либо мероприятия, например, участия в выставке).

и/или 10-15 минут ежедневно. Так называемые пятиминутки эффективны на среднем уровне

управления, например, как форма совещания в отделе, где все сотрудники выполняют однотипную работу (например, отдел продаж).

время, продолжительность) стандартный.

необходимо обсудить. Руководителю полезно иметь отдельную тетрадь совещаний, куда в

процессе работы в течение всей недели заносить вопросы, которые нужно поднять на совещании, тогда подготовка еще более упрощается. За полчаса-час до совещания руководитель готовится к совещанию, просматривая протоколы предыдущих совещаний, свои записи за неделю, корректирует план совещания.
Секретарь. Готовит помещение, обеспечивает председателя стандартными бланками протоколов.
Участники. Готовятся к совещанию, заполняя необходимые формы и отчеты. За день-два до совещания необходимо проверить, все ли поручения выполнены, сдать работу в письменном виде.

те же вопросы и в одинаковой последовательности.
Нестандартные вопросы

лучше относить на конец совещания.
Повестку дня лучше строить таким образом, чтобы наиболее простые вопросы обсуждались в первой трети совещания, на середину совещания лучше планировать сложные вопросы, а на конец совещания оставлять самые интересные и приятные вопросы.
Наибольшая активность принадлежит ведущему совещание, он руководит процессом и следит за его продуктивностью.
Все участники должны быть включены в обсуждение и внимательно слушали. Ведущий может контролировать данный процесс с помощью вопросов.

работы
Наименование
коллегиального органа
Фамилия председателя,
секретаря и членов
коллегиального

органа
Повестка дня
Фамилии докладчиков и
из должности

Основной части:
По схеме
Слушали
Выступали
Постановили
Утвержденное действие
Его исполнители
Сроки исполнения

Доклад
Стенографии или тексты
выступлений

вообще проводить заседание?
2. Какая есть альтернатива совещанию?
3. Должен

ли я лично принимать в нем участие?
4. А, может быть, свести свое участие до минимума?
5. Сократить число участников до минимума?
6. Удобно ли выбрано время или следует перенести?
7. Закрыто ли для посторонних помещение?
8. Имеется ли наглядная информация?
9. Каковы цели отдельных пунктов повестки дня?
10. Указано ли время для отдельных тем обсуждения?
11. Сделана ли рассылка приглашений с указанием тем и целей совещания?

стоимости минуты.
14. Согласовать правила работы.
15. Назначить ответственного за

регламент и протокол.
170
16. Исключить ненужные паузы и "убийственные" фразы.
17. Не упускать критические моменты в дискуссии.
18. Контролировать движение к поставленным целям.
19. Повторно называть решения и намеченные меры.
20. Подвести итоги.
21. Завершить в точно назначенное время,
22. Заключительное слово на позитивной ноте.

протокол результатов.
25. Размножить и разослать краткий протокол.
26. Контролировать

выполнение решений.
27. Невыполняемые пункты выдвинуть на следующем совещании.

всех подряд, принижает статус участников, не соглашается с тем, что

предлагается.
Рецепт.
На любое его высказывание и опровержение задавать вопрос "А вы что предлагаете?".
Напоминать ему, что излишняя критика гасит конструктивные идеи

из личного опыта, возвращается к вопросам, которые уже решены.
Рецепт.

Напоминать о цели и предмете обсуждения. Задавать ему вопросы типа: "То, что вы говорите, относится к нашей цели или этому обсуждению?".
Тактично напоминать "блокировщику", что он уходит в сторону.

Рецепт.
Предложить ему высказаться и внести свои предложения: "А

вы что думаете по поводу...?" или: "Какие предложения есть у вас?".

Задавать вопросы, показывающие, что его высказывания - это высказывания о

себе, а не о деле: «То, что вы нам сообщили, можно ли использовать для решения обсуждаемого вопроса?».

Рецепт.
Останавливать вопросами типа: "Мы разве закончили рассмотрение проблемы?" или:

"То, что вы говорите, относится к нашему совещанию?".

и уверенно останавливать его высказывания встречными:
"Ваше предположение - лишь

только одна из возможных альтернатив. Давайте послушаем и другие предложения."

развлекательные истории,
беспечен, циничен.
Рецепт.
Спрашивать: соответствуют ли его

высказывания теме совещания.

тупик, к провалу совещания.
Рецепт.
1. Оценивайте остроту его вопросов:

"Ваш новый вопрос не обостряет анализируемую проблему, а уводит нас от нее".
2. Акцентируйте внимание на неоправданной полемичности или провокационности его заявлений для текущей ситуации.
3. Переадресовывай его вопрос ему же для ответа: "А вы сами что думаете по этому вопросу?" или: "Мы бы хотели послушать ваш вариант ответа на ваш же вопрос."