ЛЕКЦИЯ №3 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

и первичная обработка документов
1.3 Регистрация документов
1.4 Предварительное рассмотрение и распределение

поступивших документов
1.5 Контроль исполнения документов
1.6 Отправка документов
2. Текущее хранение документов
2.1 Номенклатура дел
2.2 Формирование и хранение дел
2.3 Подготовка документов к передаче на хранение

документов с момента их получения или создания до завершения исполнения,

отправки или сдачи в дело.
Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения.
По объему документооборота учреждения делятся на категории:
первая – свыше 1000000 документов в год:
вторая – от 25000 до 1000000 документов в год:
третья – от 10000 до 25000 документов в год:
четвертая – до 10000 документов в год

почте, принесены посетителем, доставлены курьером, приняты по телефону, телетайпу, факсу,

электронной почте.
Принимаются к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или

получения.
Используют три формы регистрации: журнальную, карточную и автоматизированную электронную (на ПК).
Регистрационную форму заполняют следующими сведениями:
наименование документа;
автор (корреспондент);
дата поступления документа (для входящих документов);
входящий номер (индекс);
дата документа;
индекс документа;
заголовок (краткое содержание);
резолюция;
срок исполнения;
исполнитель;
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа – ответа);
№ дела (куда документ помещен после исполнения).

документов
Пример формы журнала регистрации внутренних документов

работником службы документационного обеспечения управления с целью распределения поступивших документов:

направляемые на рассмотрение руководителю организации;
направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ

документ к отправке, проверяют правильность его оформления:
наличие подписи;
наличие

даты;
наличие заголовка;
правильность адресования;
если документ предназначен разовому корреспонденту, то наличие адреса;
наличие всех листов в документе и указанных приложений.

проекта документа;
проверка правильности оформления проекта документа;
подписание документа руководителем;

регистрация документа;
проставление номера на документе;
проверка правильности адресования;
отправка документа адресату;
подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

признак;
авторский признак;
корреспондентский признак;
предметно-вопросный признак;
хронологический признак;
географический признак;
экспертный признак.

Номенклатура дел представляет собой

систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

УПРАВЛЕНИЯ» ____________Л.Н. Ильина
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ «___»______________2009 г.
15.11.2009 №10
г. Архангельск
На 2009

– 2010 уч. год

ВПО «ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ» в 2009 – 2010 уч.г.
Зав. канцелярией __________________________

расшифровка

также номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру.

группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

кредитования и расчетов




ДЕЛО № 31-01


Переписка с Банком России по вопросам

рефинансирования и расчетов (сообщения о результатах ломбардного аукциона)









Год 2001
Хранить 5 лет ст. 134

исполненного документа.
Для дел, содержащих особо ценные документы составляется и систематически

ведётся внутренняя опись.

он вынимается только лицом, ответственным за формирование и хранение дел.

На его место вкладывается лист-заместитель документа

Пример листа-заместителя документа

их в архив включает:
проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
оформление

дел;
составление описей на дела постоянного и долговременного хранения.

определение ценности информации, содержащейся в документе;
оценку значения события, отраженного

в документе (его давность и масштаб);
определение юридической ценности документа;
обнаружение резолюции (кем написана и когда);
выявление особенностей передачи текста;
характеристику физического состояния документа.

хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;
длительного хранения

в архиве учреждения (свыше 10 лет);
временного хранения (до 10 лет);
подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

временного (свыше 10 лет) и по личному составу подлежат полному

оформлению, которое включает:

подшивку дела в твёрдую обложку или переплёт дела;
нумерацию листов;
составление заверительной надписи;
составление внутренней описи документов дела;
оформление обложки дела.

245 (двести сорок пять) л. +3л. внутренней описи, в том

числе литерные листы 27а, 133а, 133б, 213а.
Лист 97 имеет физические повреждения – разрыв и склейка.

Секретарь-референт Подпись Н.В.Поликарпова

документов
Количество листов внутренней описи 3(три)

Ведущий специалист Подпись Е.П.Орлова

архива _________
Код учреждения_________

__________________________________________________
__________________________________________________

(Наименование государственного архива)
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________

(Наименование учреждения и структурного подразделения)



ДЕЛО № _______ том №_____
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
(Заголовок дела)
___________________________________________________________________
(Дата)
На ___________ лист
Хранить _____

Ф.№_________
Оп.__________
Д.___________

Ф.№___________
Оп.№__________
Д.№____________

представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава

и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Описи составляются отдельно на:
дела постоянного хранения;
дела временного хранения (свыше 10 лет хранения);
дела по личному составу и иные однотипные дела;
дела специфические для данной организации (судебные, следственные, научные отчеты и др.);
служебные ведомственные издания.

Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ
00-00.0000 № 00-00
Дел

временного
(свыше 10 лет хранения)






В данную опись внесено ________ дел с №______ по №_________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи