Основные задачи, организация, нормативная и правовая база документационного обеспечения

студентки 1403
Иванова Ксения и Хорькова Юлия

должностных лиц по управлению действиями управляемого объекта, должна быть в

достаточной мере информационно обеспечена и защищена в правовом отношении, что обусловливает важность в современных условиях такого вида информационного обеспечения управленческой деятельности, каким является её документационное обеспечение.
Более того, важность документационного обеспечения управления и, следовательно, документационного обеспечения управленческой деятельности подтверждена созданием Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), призванной обеспечить требуемую эффективность управления организациями, а также правовую защищенность деятельности управленческих структур.

задачах, состоянии и обеспеченности ресурсами, а также об условиях, влияющих

на возможность выполнения задач и достижение целей. Однако эта информация, как правило, имеет очень широкий спектр как по важности, объему, так и по необходимости ее документирования, т.е. закрепления информации на материальном носителе (бумаге, магнитном носителе и т.п.). Поэтому документационное обеспечение как наиболее важный вид информационного обеспечения управленческой деятельности имеет двоякую цель, а именно документальное закрепление соответствующей информации, а также своевременное и полное обеспечение работы органов управления необходимой документацией.
Содержание документационного обеспечения управленческой деятельности определяется, с одной стороны, решаемыми при его организации и осуществлении задачами и. с другой стороны, соответствующими мероприятиями в процессе деятельности органов управления.

целям, являются:
– документальное закрепление управленческой информации, подлежащей учету и

хранению;
– предоставление органам управления необходимой документации согласно их функциям и задачам;
– организация и осуществление движения документов (документооборота) в управленческом процессе.

возникающим при осуществлении документационного обеспечения управленческой деятельности, выполняется комплекс последовательных

мероприятий, а именно:
– разработка документов, закрепляющих управленческую информацию;
– рассылка документов в таможенные органы и организации, их учет;
– доведение документов до органов управления и должностных лиц;
– продвижение документов по инстанциям и исполнителям;
– контроль исполнения документов;
– хранение документов как текущее (оперативное) в течение их производства, так и архивное.

на основе принципов управленческой деятельности, трансформируемых с учетом целей, задач

и специфики документационного обеспечения этой деятельности. Оно должно строиться на общих принципах, т.е. на принципе обеспечения его оперативности и своевременности при одновременном соблюдении принципа адекватности и достоверности документируемой информации; принципе оптимальности (рациональности) документированной информации. Все вместе они определяют основу документационного обеспечения управленческой деятельности.
Несколько другую область управленческой деятельности, а именно работу с документами, определяют принцип стандартизации и унификации документированной информации и принцип ее учета и сохранности.

совокупности, кроме них выделяют и другие, специальные принципы документационного обеспечения

управленческой деятельности, например, принципы построения информационно-справочной работы в организации, организации регистрации документов и другие. В своей совокупности эти принципы определяют, как, каким образом осуществлять документационное обеспечение управленческой деятельности.
Из принципа оперативности и своевременности документационного обеспечения управленческой деятельности вытекает требование оперативности разработки соответствующих документов и своевременности обеспечения ими органов управления. Однако этого явно недостаточно, так как принцип адекватности и достоверности документированной информации определяет такое требование к документационному обеспечению, согласно которому документы должны содержать только ту информацию, для закрепления которой предназначен тот или иной документ, и эта информация в достаточной мере должна отвечать действительности, т.е. быть достоверной.
На принципе оптимальности документирования информации основывается требование того, что документированию должна подлежать информация, необходимая и достаточная для обеспечения управления в конкретных условиях, отвечающих характеру деятельности организации и ее органов управления

Государственной системы документационного обеспечения управления и на основе её положений,

устанавливающих цель, правовую и нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления и требования, с учётом которых оно должно осуществляться, состав управленческих документов, правила унификации и стандартизации документов и их оформления, а также организацию работы с документами при их разработке, в процессе их движения и заканчивая подготовкой к передаче в архив.
Рассматривая организацию документационного обеспечения управленческой деятельности в функциональном аспекте, необходимо выделить следующие её составляющие, являющиеся прерогативой соответствующих высших или вышестоящих организаций:
– упорядочение создания документов с установлением соответствующих полномочий организаций различного уровня;
– систематизацию документов и их унификацию;
– установление и закрепление единых форм документов и единых требований к их реквизитам;
– организацию экспедиции документов с целью своевременной их доставки по назначению.

независимо от её уровня, предполагает:
– упорядочение обработки поступающих или

создаваемых в организации документов и их движения до завершения исполнения или сдачи в дело;
– создание информационно-поисковой системы по документам организации;
– организацию контроля исполнения документов;
– организацию подготовки документов к передаче в архив;
– совершенствование работы с документами, в том числе путём применения средств механизации и автоматизации.
Структурную организацию документационного обеспечения управленческой деятельности отражает так называемая служба документационного обеспечения управления, представляемая в таможенных органах соответствующими структурами, выполняющими функции этого вида информационного обеспечения.

актов, регламентирующих порядок и правила создания, обработки, хранения и использования

документов в текущей деятельности организации, а также структуру, функции, штаты, техническое обеспечение службы делопроизводства и некоторые аспекты ее работы. Нормативная правовая база делопроизводства включает в себя:
– законодательные акты РФ, указы и распоряжения президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, а также правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
– государственные стандарты на документацию, определяющие унифицированные системы документации;
– общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
– государственную систему документационного обеспечения управления, определяющую основные требования к документам и службам документационного обеспечения;
– технической информационной совместимости;
– качества деятельности, работ, услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;
– экономии всех видов ресурсов;