Тайм-Менеджмент

времени
Методы расстановки приоритетов.
Планирование рабочего времени
Реализация, организация и контроль распорядка дня
Способы

рационализации труда.

человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут

или 86400 секунд в день

потерь;
планирование использования времени (постановку целей, расстановку их приоритетов, разработка плана

использование времени и доведение его до исполнителей);
реализация плана (задачи индивидуального уровня; ряд операций и привлечение других людей)
организация контроля, учета, анализа, корректировки хода выполнения планов

по степени их важности
Выполнение задач, которые вполне могут быть

выполнены подчиненными
Слабая мотивация труда

непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения

и не могут быть перепоручены
подчиненным

оборудованием.

слушать других людей.
Неудовлетворительная организационная структура

организованные и скоординированные собрания.

своей работе и работе других

выполнение работы не до конца
- стремление сделать все сразу
- стремление

сделать все самому

в случае неудачи
- неумение сказать «НЕТ»
- полное пренебрежение вопросами самоорганизации,

самодисциплины.

при определении временных затрат, так как оно работает на подсознательном

уровне, причем, учитывает не только предполагаемое время работы, но и сопутствующие погрешности
Оперативно перестраиваться во время работы, когда вы чувствуете, что «не успеваете»
Точно определять количество работы, которое вы можете реально выполнить за определенный срок.



Упражнение на развитие чувства времени: «хронометраж»

с погрешностью не более 3%.
Место и время выполнения: выполняется в

течение всего рабочего дня.
Процедура выполнения. Приготовьте бланк с таблицей, состоящей из трех столбцов: «время начала работы», «время окончания работы», «дело».
В течение дня в этот бланк вам нужно заносить все выполняемые дела длительностью более трех минут. При этом придерживайтесь следующей последовательности: фиксация времени начала дела, затем – времени его окончания, наконец – его краткое описание.

звонок, касающийся работы;
О – отвлечение (кофе, разговор, личный звонок, перекур);
П

– переезды, перемещения;
Е – обед, чай.
Постарайтесь уложить весь объем своей работы в семь - девять категорий, обозначаемых подобными значками. Дальнейшее увеличение количества знаков затруднит анализ.

Если вы делаете хронометраж впервые, начинайте постепенно, с трех дней хронометража в неделю. После анализа сделайте недельный перерыв. Затем проведите хронометраж пяти рабочих дней. Затем снова – неделя отдыха. На третий раз возьмите две недели непрерывного хронометража.

применять в повседневной работе

10 % рабочего времени было потрачено не на

необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов)
- были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)

рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно,

значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)
- был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

сразу отвечать на все письма) .
не самые важные дела (

ответ на письма) – в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени .
каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими .
вся работа, проделанная в этот день, была необходима .
помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени

(если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов,

и совещание заняли меньше времени) .
непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день

большим мотовством
Время — ткань, из которой состоит жизнь

Бенджамин Франклин

чтобы думать, а не для того, чтобы все запоминать.

Расстановка приоритетов

– это не анализ, а принятие решения

Основное в расстановке приоритетов - смелость

Дела, которые не стоит делать,
не стоят того чтобы делать их хорошо

или прибыли;
80% клиентов (товаров) дают 20% оборота или прибыли;
20% ошибок

приводят к 80% потерь;
80% ошибок приводят к 20% потерь

Применительно к ТМ этот принцип означает:
80% времени работы приносит 20% результата (как правило, масса мелких текущих дел);
20% времени работы приносят 80% результата (количество таких дел – единицы)

Область применения метода – выделение результативных дел дневного и недельного масштабов.

2 часа.
Первые 2 часа должны обслуживать наше «Сегодня», и

это в первую очередь дела категории А: дела важные и срочные.
Вторые 2 часа заботятся о нашем «Завтра», это дела категории B: все что важно, но не срочно. Не оставляй на последний день то, что можешь сделать заранее, оставляй пространство для маневра.
У хорошо организованного человека дел категории А мало, большинство дел подготовлены заранее и сделаны в рабочем порядке, без гонки и криков: «Это надо было сделать вчера!»
Третьи 2 часа стоит оставить как Буфер, запас времени на всякое: мало ли что. Всяко бывает, никогда не бывает так, чтобы ничего не было…
А четвертые 2 часа — это время, посвященное вашим перспективам, вашему развитию и обучению. Время, посвященное вашему вкладу в ваше будущее – Прорыву. Прорыв — это точный вклад в то, что даст реальный качественный скачок.

Парето и Эйзенхауэр на практике: 4 по 25%

в соответствии с приоритетами

информации, необходимой для оценки

трудоемкости и продолжительности необходимых работ
Избыточность планов (слишком много малоприоритетных дел)
Форс-мажор
Нет резервов
Внезапные поручения (последнее по порядку, но не по значению!)

составлять строго не более чем 60% рабочего времени

Не охваченное

планированием время (40% – в первом случае и 60% – во втором) резервируется под непредвиденные и не привязанные к точным срокам текущие дела.

Подобная процедура распределения рабочего времени позволяет гарантированно выполнять до 100% намеченных в запланированное время задач (когда они имеют главный приоритет) и эффективно решать многие текущие и низкоприоритетные проблемы в «буферное» время.

стрессов и повышение мотивации.
сокращение помех и нежелательных перерывов;
концентрацию

на наиболее существенных задачах;
принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.

Этапы применения метода «Альпы»:
составление списка задач;
оценка длительности выполнения задачи;
резервирование времени;
приоритеты и делегирование;
контроль результатов.

делегирование;
контроль результатов.

«Альпы»
Следует четко соблюдать последовательность планирования по методу «Альпы». Если заполнение

таблицы производить горизонтально (задача – приоритет – длительность), а не вертикально (список задач, список приоритетов, и только потом – длительность для каждой задачи) возникает предпосылка для психологической скованности: трудно составить действительно полный список дел на день, так как лимит дня окажется исчерпанным после заполнения первых же нескольких строк.

Исключение одного и более шагов
Метод «Альпы» – это система, исключение одного из элементов которой приведет к резкому сокращению эффективности вашей деятельности. Например, отказавшись от расстановки приоритетов, вы можете потратить время на мелкие дела. Отказавшись от делегирования полномочий, вы будете заниматься тем, что лучше могли бы сделать другие, а лишив себя временного буфера, вы не успеете выполнить запланированное и в результате останетесь неудовлетворены своим рабочим днем.

Неразвитое чувство времени
Без умения точно определять, сколько времени потребует решение той или иной задачи, вы поначалу будете полностью расходовать свой временной буфер. Возможно, иногда и его не будет хватать. Эффект от тренировки чувства времени, как и от любой тренировки, достигается количеством повторов. С каждой итерацией планирования по методу «Альпы» субъективное чувство времени будет становиться все точнее.

пространства

Сортировка документов
«Правило современной хозяйки» -
всякой вещи не больше сезона

без дела

и не может точно прогнозироваться заранее. Соответственно, уменьшить влияние этого

фактора возможно лишь тогда, когда он уже действует. Для этого рекомендуется придерживаться следующих правил.
Всегда подтверждать встречу заранее, особенно если она требует поездок по городу.
По возможности оставлять запас времени на непредвиденные обстоятельства.
По прибытии четко произносить свое имя и имя человека, с которым назначена встреча.
Запланировать заранее, чем заняться в минуты ожидания

Время в пути
Длительные поездки – что взять с собой:
вырванные из журналов статьи, которые стоит прочитать;
полезную книгу с отмеченными главами;
документ, который необходимо прочитать или отредактировать;
блокнот для изложения мыслей и составления писем;
«Срочные» или «долгоиграющие» документы