Реквизиты документов

Пак Я.А. гр. 33821/6

используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р

6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.
Число реквизитов,характеризующих документы,определяется целями создания документа,его назначением,требованиями к содержанию и форме данного документа,способом документирования.

и оформлении организационно-распорядительных документов:

1. - Государственный герб Российской Федерации; 2.

- герб субъекта Российской Федерации; 3. - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 4. - код организации; 5. - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 6. - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП); 7. - код формы документа; 8. - наименование организации; 9. - справочные данные об организации;
10. - наименование вида документа; 11. - дата документа; 12. - регистрационный номер документа; 13. - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14. - место составления или издания документа; 15. - адресат; 16. - гриф утверждения документа; 17. - резолюция; 18. - заголовок к тексту; 19. - отметка о контроле;
20. - текст документа; 21. - отметка о наличии приложения; 22. - подпись;
23. - гриф согласования документа; 24. - визы согласования документа;
25. - оттиск печати; 26. - отметка о заверении копии; 27. - отметка об исполнителе;
28. - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29. - отметка о поступлении документа в организацию; 30. - идентификатор электронной копии документа.

с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации".


Государственный герб

Российской Федерации в многоцветном варианте.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте.

углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым

орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орёл увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединёнными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьём черного опрокинутого навзничь и попранного конём дракона.


Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.

Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Реквизит "Герб Российской Федерации" используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования изображения герба субъекта

Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

На бланках муниципального образования (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.

Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Герб (гербовая эмблема) субъекта Российской Федерации используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с

уставом (положением об организации).

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нём помещён Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.

Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.


Реквизит "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)" используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

(ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ)

на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов.

В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО (или ОКОГУ) и проставляют код организации.

Код организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем.

документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Государственный регистрационный номер записи о создании юридического

лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г., является основным государственным регистрационным номером (ОГРН).

ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации.

Примечание: В документах, регламентирующих использование ОГРН, существуют противоречия. В пункте 8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нём сведений, утвёржденных постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438 указано, что ОГРН указывается во всех документах юридического лица. А в пункте 4.7. ГОСТа Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" указано, что данный реквизит проставляется только в бланке письма.

соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) –

это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учёт налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица.

В связи с особенностями учёта организаций, определённых положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учёт (КПП).

ИНН/КПП относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем.

На бланках писем ИНН/КПП указывается в составе справочных данных об организации.

формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам

электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждённые министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы

документа по ОКУД: 02(класс форм)11(подкласс форм) 241(регистр.номер)8(контр.число) Учредительный договор.

обязательно
должно указываться полное наименование организации, закреплённое в её учредительных

документах.

вышестоящей организации
её сокращённое наименование указывают
над наименованием организации (при

отсутствии сокращённого наименования
вышестоящей организации, над
наименованием организации указывают
полное наименование вышестоящей
организации).

Пример оформления реквизита
"Наименование организации" на
бланке письма организации.

Наименование на иностранном языке
воспроизводят в тех случаях, если оно
закреплено в учредительных документах
организации и располагают ниже
наименования на русском языке или справа.

почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.1

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не лимитирует состав и объём сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП).

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии с пунктом 22
Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234.
Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
почтовый индекс.

быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам

документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).

Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается.

Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Пример оформления реквизита "Вид документа" на бланке
приказа

или зафиксированного в нём события. Т.о. датой документа является:

дата подписания

документа (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.);
дата утверждения документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчёт и др.);
дата события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. (05.06.2009.)

Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.

цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер

документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе

Пример оформления отметок для реквизита "Регистрационный номер документа" на бланке письма

регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан

ответ.

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах.
Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате
поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте
письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом:
На № ___________ от _________

Пример оформления отметки для реквизита
"Ссылка на регистрационный номер
и дату документа" на бланке письма

в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование

организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учётом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В тех случаях, если географическое местонахождение вошло в название организации, место составления может не указываться. Например, ОАО "Пермские авиамоторы" не указывает г. Пермь, а ОАО "Шарикоподшипник" необходимо указать – Москва.

В письме место издания помещается в реквизите "Справочные данные об организации"

частным лицам, представляемых руководству.

В качестве адресата могут быть организации, их

структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.

Например: Федеральное архивное агентство

При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.

Например: ЗАО "Термика"

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщённо.

Например: Администрации районов Московской области

При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Например: Генеральному директору ЗАО "Термика" А.Г. Цицину

нахождения пользователя услугами почтовой связи с обязательным
указанием почтового индекса.
название

улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс..

правовом статусе документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально

издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

1.УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО "Термика"
Личная подпись А.Г. Цицин

15.04.2009

2.УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО "Термика"
Личная подпись А.Г. Цицин

15.04.2009

наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции.

Резолюция,

как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Пример оформления реквизита "Резолюция"

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения,
допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного
номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция в форме поручения подшивается в дело
вместе с документом

документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может

отвечать на вопросы о чём (о ком)?

Например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к
любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок
допускается не указывать.

Бланк документа при необходимости может включать ограничительные
отметки для верхних границ зон расположения реквизита "Заголовок к
тексту"указывать.

Бланк документа при необходимости может включать ограничительные
отметки для верхних границ зон расположения реквизита "Заголовок к тексту".

постановке документа на контроль.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают

буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа

на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов

Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.

Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении таблицы её графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты.

единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от

первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", ВНИИДАД считает возможным").

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

письмо оформляется на должностном бланке;
письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12-15, Times DL размером 12-14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.

сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).1

Отметку о наличии приложения, названного

в тексте письма, оформляют следующим образом

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Пример оформления реквизита "Отметка о наличии
приложения" в письме

состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное,

если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Реквизит "Подпись" оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита "Текст" или "Отметка о наличии приложения".

Пример оформления реквизита "Подпись" на бланке
должностного лица

являющейся автором документа, с его содержанием.

Гриф согласования документа состоит из

слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.

лица с содержанием документа.

Визирование документа является его согласованием внутри организации

(или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Лист согласования может иметь различную форму.

лица посредством нанесения его оттиска на документ.

Оттиск - изображение клише

печати на бумаге, заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Пример оформления реквизита "Оттиск печати"

для придания копии правового статуса.При заверении соответствия копии документа подлиннику

ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Реквизит "Отметка о заверении копии" оформляется от поля без абзацного отступа.

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.).

Пример оформления реквизита "Отметка о заверении копии"

о непосредственном составителе документа.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы

и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

Пример оформления реквизита "Отметка об исполнителе"

исполнении документа и направлении его в дело – реквизит, определяющий

место хранения документа после завершения работы с ним.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Пример оформления реквизита
"Отметка об исполнении документа и направлении
его в дело"

Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" оформляется от поля
без абзацного отступа.

реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

Отметка о поступлении документа в

организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в
нижнем правом углу первого листа документа.

Пример оформления реквизита "Отметка о поступлении документа в
организацию".

(колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и

содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Для документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, установлен текущий состав реквизитов, за исключением реквитиза под №30.

Пример оформления реквизита "Идентификатор
электронной копии документа"

А4
углового бланка (размеры указаны в
миллиметрах)

А4
продольного бланка (размеры указаны
в миллиметрах).